Intézményváltás-tagmásolás

 

Intézményváltás – tagmásolás

Figyelem! A feladatokat minden esetben az ÁTVEVŐ INTÉZMÉNYNÉL KELL ELVÉGEZNI!

 

A javasolt feldolgozási időszak: minden beiratkozási időszak első két hónapja (augusztus 15-től október 15-ig)

 

A feldolgozás folyamata:

 

A feladat elvégzése négy lépésből áll.

 

1. Intézményi szintű beállítás elvégzése (kulcsfelhasználó)

   1. Vezetői döntéshozatal az intézménynél

• az intézmény más intézménytől tagot átvehet i/n

A szakirányítás eldönti, hogy a programot használni szeretné – az új tagok felvételét más intézményekből a program alkalmazásával kívánja megoldani.

• kulcsfelhasználó értesítése a döntés eredményéről

A döntésről írásban értesíti a kulcsfelhasználót. Amennyiben az intézménynek van kulcsfelhasználója, akkor Ő hajtja végre, egyébként a RITEK ügyfélszolgálatát értesítse e-mailban.

2. Kulcsfelhasználó ETELKA program 311 menüpont – intézmény beállításai fülön karbantartás elvégzése (tagot átvehet=igen)

Az ETELKA kulcsfelhasználó (intézményi ETELKA kulcsfelhasználó, RITEK ügyfélszolgálat)jogosult a beállítás elvégzésére.

ETELKA program 311-es menübe lép.

Az intézmény beállításai fülön dolgozik:

 

 

 

A képernyőn megjelenő adatok közül az a program használatát hozó igenlő döntés esetén a „ tagot átvehet” szöveg mellett az „igen” mezőt megjelöli, „rögzítés gombra kattintva a bevitt adatot véglegesíti.

 

2. Intézmények összerendelése(kulcsfelhasználó)

 

1. vezetői döntéshozatal az intézmények összekapcsolásáról

• átvehető intézmények listája elkészítése

Az első pontban végrehajtott feladatokat követően intézményen belül vezetői döntést kell hozni, hogy mely más intézményektől vesz át az intézmény létező tagok adatait.

A döntés eredményeként intézményi listát készítenek, melyet a kulcsfelhasználónak karbantartási munkák elvégzésére átadnak, megküldenek.

 

2. kulcsfelhasználónak véglegesített intézmény lista átadása

 

3. kulcsfelhasználó ETELKA programban 316-os menüben intézmény összekapcsolásokat elvégzi.

A „ Melyik intézmény honnan vehet át tagokat? Képernyő részben

• kiválasztja azt az intézményt(forrás intézmény), melynek adatait a cél intézményben láthatóvá kell tenni,

• kiválasztja azt az intézményt(célintézmény), ahol a „forrás” intézmény tagjait láthatóvá akarja tenni

• „rögzít gombbal a kiválasztásokat véglegesíti.

• A véglegesítést követően a „ Honnan hova vihető át tag” képernyő rész kiegészül a felvitt adatokkal

 

3. Új tagok adatainak átmásolása(intézményi felhasználó)

Az ügyintéző a menüben három -féle adattal rendelkező tagot láthat, melyek közül a megfelelőt kell kiválasztania (ezeket a intézményi felhasználó beállításokat a kulcsfelhasználó készítette el):

• olyan tagok, melyek saját „cél”intézményében vannak – ezek soraiban a „tag” gomb aktív, és nem lehet őket másolni, mert a „cél” intézményben étkeznek már,

• olyan tagok, akik más intézményben étkeznek és nem lehet- és nem kell őket a „cél” intézménybe másolni étkezés átirányítás miatt. A „más” intézmény választást követően (9 menü)aktív a „tag” de a „másol” gomb inaktív,

• olyan tagok, akik intézmény választást követően(9 menü)a 139 menüben megjelennek, adataik a forrás intézményből másolhatóak – másol gomb aktív, viszont a „tag” gomb inaktív, a forrás intézménybe a cél intézmény adminisztrátora nem tekinthet be.

 

Folyamat:

 

 

1. Összekapcsolt intézmények tagjai személyes jelentkezése

Új tagok jelentkezése esetén (beiratkozás) a „cél” intézményi adminisztrátor a tagok adatait ellenőrzi, a tagokat beazonosítja

 

2. Cél intézmény kiválasztása 9-es menüben.

 

3. Tagok adatainak kiválasztása ETELKA program 139-es menüben

A beazonosított tagok adatai alapján a 139-es menüben a tagra nevére keres,

A kiválasztja a másolandó tagot. a tag sorában a „másol” gombra kattint

(Figyelem! A másol gomb feliratában szerepelhet „!” jel. Ez azt jelenti, hogy a kiválasztott tagot már bemásoltuk a cél intézménybe. A program nem akadályozza meg az újramásolást – duplikálást, de figyelmeztet az esetleges hibakeletkezésre.)

 

4. Tagok adatainak másolása ETELKA program 139-es menüben

A tag sorában a „másol” gombra kattint

(Figyelem! A másol gomb feliratában szerepelhet „!” jel. Ez azt jelenti, hogy a kiválasztott tagot már bemásoltuk a cél intézménybe. A program nem akadályozza meg az újramásolást – duplikálást, de figyelmeztet az esetleges hibakeletkezésre.)

 

A megjelenő képernyőn a tag másolandó adatai láthatóak

(Figyelem! A forrás intézmény nem minden esetben töltötte fel tagjai fényképét, ilyen esetben „Hiba a fénykép biztonságos zónába történő másolása során. „ figyelmeztető üzenet jelenik, ettől azonban a feladat végrehajtható)

Az ügyintéző a másolandó adatokat ellenőrzi, kiválasztja a másolandó tag új típusát,

„rögzít” gombra kattint, mellyel az adatokat a cél intézménybe rögzíti.

 

4. Intézmények kapcsolatának szüneteltetése(kulcsfelhasználó)

Intézményvezetés döntése szerint beiratkozási időszak befejezése-zárása.

A megoldás kétféle módon lehetséges:

 

1. ETELKA program 311 menüpont – intézmény beállításai fülön karbantartás elvégzése (tagot átvehet=nem)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Intézményvezetés utasítása szerint „cél” intézmény 311 menüpontban „intézmény beállításai” fülön tag átvétel=nem-re állítás kulcsfelhasználó részéről

VAGY

 

2. Intézményvezetés utasítása szerint

-316-os menüben forrás intézmény kiválasztása, „törlés” gombra kattintva az intézmény törlődik az intézményi listából

 

- ETELKA program 311 menüpont – intézmény beállításai fülön karbantartás elvégzése (tagot átvehet=nem)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Intézményvezetés utasítása szerint „cél” intézmény 311 menüpontban „intézmény beállításai” fülön tag átvétel=nem-re állítás kulcsfelhasználó részéről.

 

Megjegyzés: a 311 és a 316 menüpontban leírtakat lehet külön-külön is alkalmazni, nem muszáj együtt.