3.Ellenőrzési feladatok

A kulcsfelhasználónak az Etelka modul bevezetése, használata során ismétlő ellenőrzési feladatai vannak.

Bevezetéskori ellenőrzés,

-Az Etelka modul bevezetése során több lépésben végez a kulcsfelhasználó ellenőrzési feladatokat.

A felhasználók által előkészített táblázatokat alaki. tartalmi szempontból ellenőrzi és küldi tovább feldolgozásra a RITEK Zrt részére.

A RITEK Zrt a kapott táblázatok adatait feldolgozza, melyek helyességéről a kulcsfelhasználó és a felhasználó gazdasági vezetésének feladata meggyőződni, a helyességről jegyzőkönyvben nyilatkozni. A feladatok részletes leírását a ETELKA_utmutato_1199.pdf tartalmazza.

Havi ellenőrzések,

A leírás a kulcsfelhasználók és a felhasználók részére is készült. Kérjük a felhasználókat, hogy saját érdekükben renderesen végezzék saját területükön az ellenőrzési munkákat. A kulcsfelhasználóknak mindig ajánlott elvégezni az ellenőrzési munkákat.

Az ETELKA 4140 menüpontját az intézmény  az adott havi utolsó pénzbeszedési napjának zárását követően és a könyvelési nap előtt (adott hó utolsó napja előtti nap) ellenőrzi a záratlan tagokat. Ha mindenki az utolsó napra hagyja az ellenőrzést, akkor a rendszerben túlterhelés miatt fennakadások lehetnek. A megjelölt időszakban - ha már nem történik beszedés az intézménynél, és a pénzbeszedési napok zárása is megtörtént - bármikor elvégezhetőek az ellenőrzések.

  A mentés előtti napokban  végzendő feladatok:

 1.               4140 menüpontban tagok havi listájának ellenőrzése. FONTOS!! Mindenképpen ellenőrizzék le és az esetleges tartozásokat és a lezáratlan tagokat rendezni kell!

 2.                    4141 menüpontban támogatás ütközés ellenőrzése.

3.                    4142 menüpontban tagtípus-korosztály rendelés ütközés lista ellenőrzése.

4.                    4143 menüpontban könyvelési (nevelési hely) lista ellenőrzése.

5.                    4144 menüpontban rendelés ütközések ellenőrző listája!

 6.                    4134 menüpontban a HÉJ tábla adatainak ellenőrzése!

 Amennyiben hibát észlelnek vagy a 4141, 4142, 4143 menüpontokban tag jelenik meg, kérem, azonnal jelezzék a  RITEK Zrt. felé további tájékoztatás miatt.

  A szeptember 29, 30-i napok  manuálisan lezárásra kerülnek!

A Havi élelmezés jelentést aláírva, lepecsételve a kulcsfelhasználó részére kell beküldeni!

  Havi élelmezés jelentés ellenőrzése:

 
A 4134 menüpontban étkezési időszakra vonatkozóan, az aktuális havi élelmezés jelentés által kimutatott adatokat (ellátottak esetében előfordul, hogy a dotáció 37,5% kiválasztása elmarad, a tag közben normatívára jogosult így több normatíva kerül elszámolásra) ellenőrizni szükséges a végleges rendelés automatikus zárása előtt. Eltérés esetén zárás előtt javítani kell a tag támogatását.

Ellenőrzés menete: 4134 menüpont, étkezési időszak kiválasztása, étkezési telephely kiválasztása, könyvelési időpont: aktuális, napi elszámolás fül, kimutatás elkészítése gombra kattintva elkészül a kimutatás. A képernyőn a létszámra rákattintva meglehet nézni, mely tagot, tagokat érinti az elírás (nincs 37,5% dotáció feltüntetve a táblában üres az oszlop, de adag és létszám van hozzárendelve), a tag támogatásánál kell javítani. A végleges havi rendelések mentése előtt a javítást el kell végezni, hogy a normatíva összege megfelelően legyen lekönyvelve, és az utólagos javításokat elkerüljük. A javítást legkésőbb 2012. szeptember végén kell elvégezni.

Minden hónap első napjától 2012. október 1-től lehet lehívni a havi élelmezés jelentést. A nemleges Havi élelmezés jelentéseket is le kell hívni. (tárgyhónapot megelőző normatíva változást hozhat a rendszer). A kimutatás alapján történik az adott havi étkezési normatíva és normatíva változás elszámolása, ezért fontos a határidő betartása.

Nyomtatás menete: 4134 menüpont, étkezési időszak kiválasztása (pl. jelen esetben 2012. szeptember hó), étkezési telephely kiválasztása, könyvelési időpont kiválasztása(mindig adott hónap első napja, jelen esetben 2012.10.01. 0.00 óra, (az aktuális nem jó), napi elszámolás fül kiválasztása, kimutatás elkészítése gombra kattintva elkészül a kimutatás, majd nyomtatás. Étkezési telephelyenként szükséges a havi élelmezés jelentést kinyomtatni és beküldeni, illetve Önöknek lefűzni.

A havi élelmezés jelentés adagszámai nem térhetnek el az Összesített végleges Szeptember havi normál és diétás rendelés számla melléklet adagszámaitól.

Az egyezőséget szíveskedjenek leellenőrizni.

Rendelések:

 
 Előzetes havi rendelések:

 Diétás és Normál étkezés esetében is az Összesített előzetes Október havi rendelések  mentését legkésőbb (20-tól bármikor elvégezhető, természetesen a pénzbeszedési napok lezárulta után) 2012. szeptember végén kell elvégezni. A 4111 menüpontban a havi előzetes fül alatt lévő normál és diétás rendelést kell menteni.

 
Mentés folyamata: 4140 menüpont tagok ellenőrzése > 140 menüpont tagok zárása (ingyenes étkezőket is) FONTOS ELŐRENDELÉSEK NE MARADJANAK BENT azoknál, akik nem fizettek > 4111 menüpontban október hónap kiválasztása > előzetes havi rendelés fül > baloldalon "szolgáltató " kattintás > majd étkezés típusválasztás (normált, és diétást külön kell menteni) > a képernyő alján végleges rendelés készítése gombbal történik a mentés.

Az előzetes havi rendelést nem kell küldeni sehova. 2 X (normál és diétás) kell végleges rendelést készíteni.

 
Azok a középfokú intézmények, ahol van diétás étkező, ott a diétás fülön is végezzék el a mentést!!!

Végleges havi rendelések:

 Diétás és Normál étkezés esetében is az Összesített végleges Szeptember havi rendelések  nyomtatását 2012. szeptember végén lehet elvégezni.

 Az Összesített végleges Szeptember havi NORMÁL és DIÉTÁS rendelés számla melléklete kinyomtatott listákat (diétásat nevesítetten) továbbításra kerül a szolgáltatónak, ezért fontos a határidő betartása.

1.        A diétás nyomtatás menete: 4111 menüpontban szeptember hónap kiválasztása > SZÁMLÁZÁSI NÉZET KIVÁLASZTÁSA KÖTELEZŐ > összesített havi végleges rendelés fül > TELEPHELYRE kell kattintani > DIÉTÁS fül kiválasztása > Nevesített gomb megnyomása (képernyőn lévő táblázat bal felső sarka) > majd végleges rendelés nyomtatása. Ellenőrizzék le, hogy a hónap minden napja szerepel-e a listában!

Az ügyintéző által végzendő feladat a nyomtatást követően:

1.        4134 menüpontban az aktuális havi élelmezés jelentés által kihozott adagszámok összeegyeztetése (mindig egyeznie kell) adott havi összesített végleges rendelés (4111 menüpont számla melléklete) adagszámaival. Ha eltérés van azonnal jelezni kell a RITEK ZRT. felé.

2.        A normál nyomtatás menete: 4111 menüpontban szeptember hónap kiválasztása > SZÁMLÁZÁSI NÉZET KIVÁLASZTÁSA KÖTELEZŐ > összesített havi végleges rendelés fül > TELEPHELYRE kell kattintani > NORMÁL fül kiválasztása > majd végleges rendelés nyomtatása. Ellenőrizzék le, hogy a hónap minden napja szerepel-e a listában!

Az ügyintéző által végzendő feladat a nyomtatást követően:

1.        4134 menüpontban az aktuális havi élelmezés jelentés által kihozott adagszámok összeegyeztetése (mindig egyeznie kell) adott havi összesített végleges rendelés (4111 menüpont számla melléklete) adagszámaival. Ha eltérés van azonnal jelezni kell NGSZ és/vagy RITEK ZRT. felé. Adott hónap kiválasztása > Telephely választás > Tájékoztató adatok fül > adatok ellenőrzése, egyeztetése a végleges rendeléshez és a számlához (CTRL-P billentyű kombinációval van lehetőség a nyomtatásra).

2.        4131 menüpontban a meleg étkezési hozzájárulás összegének leegyeztetése. Adott hónap kiválasztása > Telephely választás > lekérdez > és a meleg étk. hozzj. elszámolt összeg (könyvelés ez kerül)) egyeztetése. Részletes megtekintésre kattintva látjuk azokat a tagokat, akik ebbe a támogatási formába benne vannak (CTRL-P billentyű kombinációval van lehetőség a nyomtatásra). Eltérés esetén jelzés a RITEK ZRT. felé.

Év eleji induláshoz kapcsolódó ellenőrzések

A kulcsfelhasználó év eleji teendőinek részletes leírását a Évnyitás feladatai ismertetőben részleteztük.