*** GYIK

Tájékoztató a pénztár elszámolásról

Kérjük nagyon figyelmesen olvassa el, az esetleges hibák elkerülése végett!

Teendők állandó készpénz ellátmány, valamint előleg pénztár elszámolásról (lépések):

A korábban leírt folyamat szerint a pénztárkönyv forgalom felvitele után a következőket kell tenni:

Válassza a 635-ös menüt (Forgalom nyomon követése)

Válassza ki azt a pénztárkönyvet, amelyet elszámolásra kíván hozni.

A képernyő alján jelentkezik a nyomtatás gomb, rákattintva egy listát kap a pénztárkönyv forgalmáról. Ellenőrzés utána aláírásokkal (ügyintéző, utalványozó) és bélyegzővel ellátva ezt kell hozni a bizonylatokkal együtt.

Teendők bevétel pénztár, valamint szakképzés pénztár elszámolásakor (lépések):

A korábban leírt folyamat szerint a pénztárkönyv forgalom felvitele után a következőket kell tenni:

Válassza a 635-ös menüt (Forgalom nyomon követése)

Válassza ki azt a pénztárkönyvet, amelyet elszámolásra kíván hozni.
A képernyő alján jelentkezik a nyomtatás gomb, rákattintva egy listát kap a pénztárkönyv forgalmáról. Ellenőrzés utána aláírásokkal (ügyintéző, utalványozó) és bélyegzővel ellátva ezt kell hozni a bizonylatokkal együtt.

Az NGSZ ellenőrzése utána, a saját pénztárkönyveket otthon lezárni és lehet újat nyitni.

A pénztári tételek kezelése további értesítésig így történik.

Tájékoztató a pénztár rögzítéséről

Kérjük nagyon figyelmesen olvassa el, az esetleges hibák elkerülése végett!

Teendők állandó készpénz ellátmány, valamint előleg pénztár rögzítésekor (lépések):

A korábban leírt folyamat szerint rögzítse fel a készpénzes számlát a számla érkeztetése menüben!

Válassza a 6-os menü pontot (Pénztár)

Válassza a 623-as menüt (Forgalom felvitel)

Válassza ki azt a pénztárkönyvet, amelynek forgalmát rögzíteni szeretné.

Rögzítés:
Dátum: a számlán szereplő dátum alapján
Bevétel / Kiadás: válassza ki a megfelelőt (Ha az 1-es vagy 2-es végű alpénztárában dolgozik, csak kiadás lehet!)
Partner: értelemszerűen kitöltjük
Megnevezés: a kiadás vagy bevétel rövid leírása
Összeg: a tétel bruttó értéke, nem minden esetbe a teljes számla értéke. (Ha a számlán több tétel szerepel, pl. eltérő áfa, akkor egyenként rögzítjük.)
ÁFA kulcs: a számlának megfelelően töltjük ki
ÁFA jelleg: értelemszerűen kitöltendő (Alanyi adómentesség esetében mindig vissza nem igényelhető.) Tétel felvitele: erre a gombra kattintunk, a bizonylat megjelenik az alsó sorban, a számla további tételeit rögzítünk tovább, vagy módosítunk ha szükséges. Pénztár bizonylat készítése: kattintva, megjelenik az elkészített bizonylat, itt még nyomtatás előtt visszatérhetünk a javítás gombbal! Pénztár bizonylat nyomtatása: kinyomtatjuk a bizonylatot, ilyenkor már nem módosítható.

A további teendőkről később küldünk értesítést, legkésőbb az elszámolások határidejéig. Az előkontírozás (626) menüben megtekinthető a felvitt bizonylat.

Teendők bevétel pénztár, valamint szakképzés pénztár rögzítésekor (lépések):

Válassza a 6-os menü pontot (Pénztár)

Válassza a 61-es menüt (Pénztárkönyvek adminisztrációja)

Itt készíthető saját pénztárkönyv. Ha bevételi pénztárkönyvet nyit, akkor az intézmény azonosítója (3 számjegyű) után 5-ös számot kell tenni, beírni a pénztárkönyv kíván nevét, majd a felvitel gombra kattintani. A szakképzés pénztárkönyvet 6-os számmal kell ellátni.

Válassza a 621-es menüt (Pénztári időszak nyitása saját pénztárkönyvben)

Nyitáskor ha az előző hónapról visz át egyenleget (speciális eset), akkor van nyitó összeg, egyébként nullával kell nyitni!

A pénztárkönyv neve mellett a nyitás gombra kattintunk.

Ezután forgalmat az előzőek alapján lehet rögzíteni a saját pénztárkönyv. (Forgalom felvitel megegyezik az 1-es, 2-es végű pénztárakkal.)

Tájékoztató a bejövő számlák rögzítéséről és utalványozásáról

Kérjük nagyon figyelmesen olvassa el, az esetleges hibák elkerülése végett!

Teendők (lépések):

Válassza a 1-es menüt (Pénzügy bejövő/kimenő)

Válassza a 12-es menüt (Bejövő számlák)

Válassza a 121-es menüt (Bejövő számla érkeztetése)

Kitöltés módja:

Számlaazonosító: a számla száma teljes hosszúságban (az egyedi azonosítás biztosítása érdekében)
Partner: belépve az összes partner nevét látja, a felső részben szűkíthetünk *-ok közé helyezve a szavakat.
Ha nem találja meg a partnert, tovább kell keresni kisbetűvel, esetleg más ékezettel, ha ez után sem találja,
akkor lehet az új partnernél felvinni. Partner felvitel esetén kérjük nagyon pontosan kitölteni az adatokat.
Jogcím: az utalványozás jogcímét adjuk meg itt, kitöltése kötelező. A lista elején általános jogcímeket találunk
(bér, szakmai, üzemeltetés) válasszon ezek közül.

Dátumok: értelemszerűen a számla alapján kell kitölteni

Fizetés módja: értelem szerűen válasszon. FONTOS! Ha nem vált átutalásra készpénzről,
a számlát nem tudja utalványozni! Javítási lehetőség egyenlőre nincs, ezért mindenképp meg kell adni.

Nettó érték: a számlán szereplő nettó értéket ide kell rögzíteni, ha több áfa kulcsot tartalmaz az adott számla,
akkor töltjük ki a további sorokat és választunk különböző áfa kulcsokat.

ÁFA érték: az érték számítás gombra kattintva az összeg automatikusan megjelenik, ezért kitöltése nem kötelező,
ez után a számla összegéhez ellenőrizzünk és az esetleges kerekítési eltéréseket korrigáljuk! AZ ELLENŐRZÉS NAGYON FONTOS!

Felvitel: erre a gombra kattintunk, ha a számlát felrögzítettük és a számlán szereplő tételeket egyenként,
tételesen nem akarjuk felrögzíteni!

Tételek felvitele: erre a gombra kattintunk, ha a számla tartalmát tételesen szeretnénk rögzíteni.
Figyeljünk arra, hogy a mennyiségi egység és az egységár szorzata kiadja a számla korábban megadott összegét.

Megjegyzés: tetszőleges.


Válassza a 123-as menüt (Bejövő számlák teljesítésigazolása):
Keresse ki a számlát, a sor elején lévő kockába kattintva pipálja ki és kattintson a Teljesítés igazolás gombra, ha mindent rendben talált.
Válassza a 124-es menüt (Bejövő számla igazolása):
Keresse ki a számlát, a sor elején lévő kockába kattintva pipálja ki és kattintson a Számla igazolása gombra, ha mindent rendben talált.
Válassza a 125-es menüt (Számla utalványozása):
Keresse ki a számlát, az első oszlopban szereplő számla számra kattintva a következő ablak tartalmazza az utalványozás paramétereit.
Figyelmesen nézze át, és ha mindent rendben talál, kattintson az utalványozás kontírozás nélkül gombra.
Ez után visszajutunk az alap ablakba, amelyben már nem látjuk a számlát.
Válassza az 1211-es menüt (Utalványrendeletek listázása és nyomtatása):
Keresse ki a számlát és kattintson a nyomtatás gombra.

Az utalványrendeletet aláírja, valamint az erre jogosult személlyel utalványoztatja, majd behozza az NGSZ-be.

Kontírozásnál hogy lehet megoldani, ha egy számlán több különböző fökönyvhöz tartozó tétel is szerepel? Pl.: könyvvásárlás + postaköltség

Ebben az esetben két darab kontírozási tételünk lesz. Az egyik lesz a könyvvásárlás, ennek az értéke a postaköltség
nélkül ugye nem fogja kiadni a teljes kontírozandó összeget, tehát a tételérték mezőbe írjuk be az ennek megfelelő
összeget. Majd kontírozzuk a tételt, amit a Hozzáad gommbal viszünk fel. Majd a maradék még nem kontírozott tétel következik, ekkor
érdemes a megjegyzéshez ezt beírni, hogy postaköltség. Majd ismét a Hozzáad gombbal felvinni ezt, így 2db tételünk lesz.
Ha a kontírozatlan összege ekkor már 0, akkor a Befejezés gombot megnyomva tudjuk rögzíteni a rendszerbe a felvitt kontírozandó
tételeket.

Ki nyomtathat utalványrendeletet, és mikor?

Utalványrendeletet a 4db igazolás után már bárki nyomtathat, akinek erre joga van, azaz
aki készítette, ill. akik igazolták, ill. más illetékes személyek (hogy ki mit láthat, jogosítás
kérdése.). Jelenleg még, kb. febr.1-ig megmengedjük, (külön kérés volt) hogy az igazolások előtt
is lehessen nyomtatni utalványrendeletet. Ez a mefelelő bejogosítások után meg fog szűnni! (Ez nem a digitális aláírás bevezetését jelenti,
csak a folyamat normális menetét. Ez azt fogja jelenteni majd, hogy addig nem tudunk egy utalványrendeletet kinyomtatni, amíg
mind a 4 igazolási fázison végig nem ment.)

Mik azok a jogosítások, láthatóságok? Hogyan tudjuk mi ezt kezelni?

Jogosítások: egyes menüpontokra, műveletekre való jog. Akinek adott műveletre nincs joga (pl. igazolásra),
annak nem is szabad látnia az adott menüpontot.
(feb.elejére várható ennek letisztázása, ehhez kérjük majd az Önök segítségét is)
Láthatóságok: Számlát bármelyik intézményben érkeztethetnek, de adott felhasználó nem láthatja a más
intézmény által felvitt adatokat, kivéve, ha erre külön szüksége van. (pl. NGSZ) Jelenleg mindenki
csak a saját rögzített adatait láthatja (kivéve NGSZ dolgozóit). Ha szükség van arra,
hogy kollégája által felvitt adatait is lássa, szintén jelezze!

Milyen módon lehetséges ezen jogosulságok, láthatóságok kérelmezése?

E-mailben: Ha már valamennyire megismerkedtek a rendszerrel, és letisztázodtak az egyes folyamatok menetei,
alakulása, és hogy adott feladatot kinek, kiknek kell adott intézményen belül ellátnia, akkor kérem,
küldjenek e-mailt az iroda@ritek.hu-ra KASZPER JOGOK tárggyal, és az alábbi tartalommal:
(mindenhova egy nevet várunk, ha ugyanaz a személy végez több feladatot, akkor több helyre is kérem beírni!)
-pénztáros:
-pénztáros munkáját ellenőrző:
-ki zárhat időszakot a pénztárban:
-ki nyithat időszakot a pénztárban:
-ki ellenőrizheti a pénztári időszakot:
-ki vihet fel kötelezettségvállalást,határozatot,szerződést,megállapodást:
-ki érkeztethet számlát:
-ki ellenőrizheti:
-ki készíthet utalványrendeletet:
-kinek kell ellenőrizni:
-ki utalhat:
-ki azonosítja be a banktól visszaérkezett banki kivonatokat:
-ki könyvel:
-ki kontíroz:
-ki állíthat ki számlát:
-a kiállított számlát ki ellenőrzi:
-ki foglalkozik munkaüggyel:

Hogyan történik a bevételi pénztárkönyv kezelése?

Bevételi pénztárkönyv esetén (részben önálló intézményeknél) csak bevételek érkeznek, amiket
étkezési befizetések esetén felvihetünk csoportosító partnerekhez: VENDÉG ÉTKEZTETÉS, GYERMEK ÉTKEZTETÉS, ill.
FELNŐTT ÉTKEZTETÉS. A banki befizetés esetén lehet csak kiadásunk. Ezt a következő módon lehet megoldani:
a partner BANK, az összeg a teljes egyenleg összege legyen. Ezáltal kinullázzuk a napi egyenlegünket.

Hogyan rendelhetünk hozzá egy pénztárbizonylathoz egy számlát?

Nem minden pénztárbizonylathoz van számla, ezesetben csak menjük tovább az Előkontírozás gombbal.

Ha van a pénztárbizonylathoz bármilyen kötelezettségvállalásunk, szerződésünk, megállapodásunk, amit
korábban rögzítettünk, akkor azt válasszuk ki! Majd ha ehhez még számla is tartozik, akkor azt is válasszuk ki, ezt a
kötelezettségvállalás kijelölése után megjelenő Számlák.. gombbal tudunk.

Ha csak számlánk van, akkor értelemszerűen válasszuk ki, hogy ez számla, vagy előírás, majd a Rendben gomb megnyomása
után megjelenő számlák gombra kattintva tudjuk kiválasztani a pénztárbizonylathoz tartozó számlát, amit korábban rögzítettünk.

Hogyan kontírozzunk?

Először válasszunk kontírkódot, ha van ilyenünk. Hogy mi ez, és mire szolgál, a következő kérdés válaszából kiderül.
A kontírozást segítő kitöltési útmutató jan.10-től letölthető lesz a 126-os menüpont alól (Kontírozás).
Ha az önálló intézménye valamelyik részben önálló intézménynek vitt már fel kontírkódot, akkor azt kiválasztva a
kontírozásnál már több tétel előre adott lesz, ez meggyorsítja a felvitelt.

Egy kontírozási tételt a Hozzáad gombbal tudunk felvinni, ez megjelenik a lap alsó részén levő táblázatban, ezeket még
módosíthatjuk, törölhetjük. Ha a kontírozás minden tétele megfelelőnek tűnik, a Befejezés gombra
kattintva tudjuk rögzíteni a kontírozásunkat.

Mik azok a kontírkódok a kontírozásnál, és hogyan kaphat én ilyet, ill. hogyan bővíthetem a sajátjaimat?

Új kontírkódot csak az önálló intézmények vihetnek fel részben önálló intézmények számára is. Ezt a Törzsadatok karbantartása főmenüpont,
Kontírozási főkönyvi számla/ellenszámla kapcsolat karbantartása almenüpont alatt találják meg. (215)
Új kontírozási főkönyvi számla/ellenszámla kapcsolat gombra kattintva értelemszerűen új kontírkódot tudunk felvinni, ami
a késöbbiekben meghatározza (kontírozásnál való kiválasztásával) a most megadott kontírozási sort.

Mik azok a részletező kódok?

Adott előirányzati sor alábontásai, melyek intézményektől függően adott tartományban bővíthetők. Ezeket
csak önálló intézmények vihetik fel.

Hogyan oldom meg most a számla ellenjegyzését?

A számla ellenjegyzését az végezheti, aki ellenjegyzési jogkörrel rendelkezik. Ez a személy a
számla érkeztetését (rendszerünkbe való rögzítését) követően, mikor már utalványrendelet készült belőle tudja
ellenőrizni.

Hogyan oldom meg pénztárban az étkezési befizetések felvitelét?

Lsd. előző 7-os pontbeli kérdés válaszában leírtakat.

Kötelező ténylegesen ki is nyomtatnom a pénztárbizonylatot?

Nem kötelező, sőt csak indokolt esetben javasoljuk, mikor az adott tételhez tényleges aláírások szükségesek.
Ha pl. csak banki kifizetésről van szó, a generált pénztárbizonylatot nem szükséges kinyomtatnunk.

3 db pénztárbizonylatot lehet kinyomtatni, de én csak 2-t szeretnék!

A megoldás: a pénztárbizonylat megjelenésénél (pdf), kattintsunk a nyomtató ikonra. Itt előjönnek
a nyomtatóbeállítások. Válasszuk ki a "csak az aktuális oldal" kinyomtatását. Így csak az első lapon szereplő
két db pénztárbizonylat fog kinyomtatódni.

Hogyan törölhetek partnert, ha nincs rá szükségem?

Mivel jelenleg minden egyes felhasználó ugyanazokat a partnereket látja, ezért törlés nem lehetséges a partnerek közül. Viszont majd a későbbiek folyamán megoldott lesz, hogy ki lehessen választani, hogy ki melyik partnereket lássa. Addig is ajánlom figyelmükbe a keresést:
* - 0 vagy több tetszőleges karaktert helyettesít.
? - pontosan egy tetszőleges karaktert helyettesít.
pl. Nagy László partnerünkre kereshetünk: Nagy L*, vagy *Nagy László* formában, meg még többféleképpen is.

Fizetési előleghez hogyan készíthetek utalványrendeletet?

A fizetési előleget a bruttó bér utalványozásánál (1421-es menüpont alatt) rögzíthetjük, 901-es (munkabérelőleg folyósítása) jogcímet választva. Ezután részben önállóknál utalványozói igazolás (127), majd 1211 nyomtatás. (Persze csak ha még nincs utalva.) Majd NGSZ-hez kerül, akik igazolják, utalják.

Partner törlés, módosítás hogyan?

FONTOS: egyelőre az adatok karbantartását is mi végezzük, amíg le nem tisztázódik, hogy a későbbiekben ki(k) és miként fogják ezt a feladatot elvégezni. Ezért kérjük, hogy minden ilyesfajta igényt jelezzenek.
Partnernél előfordulhat, hogy több bankszámlaszáma van, és éppen a rendszerben pl. még csak az egyik van rögzítve, ami a számlán szerepel, az még nem. Ezt önök is fel tudják vinni.
Ha látják, hogy egy partner töbsször szerepel a rendszerben, akkor azt is jelezzék (úgy, ahogy a rendszerben szerepel: név, cím) , mert mi össze tudjuk vonni egy partnerré.
Minden ilyen segítséget megköszönnénk, az adatok frissítése, és egyértelművé tétele miatt!

Hogyan tudok pl. pénztári listát kiexportálni excelbe?

1. Új menüpont: 635 - Pénztári forgalmak nyomonkövetése
2. Válasszuk ki a pénztárkönyvet+pénztári időszakot, azután megkapjuk a kijelölt pénztárkönyvbe, adott időszakban felvitt tételeink listáját. (tovább lehet bontani a tételek megtekintésével, ha kiválasztjuk a pénztárbizonylatot) 3. A lista kiexportálásának folyamata:
- A táblázat alján található egy kis excel-es ikon. Erre úgy kattintsunk rá, hogy közben a SHIFT billentyűt lenyomva tartjuk. Ezzel azt értük el, hogy új ablakban jelent meg a táblázat, immár excel-es formában, de még böngészőablakon belül.
- Fájl -> Mentés másként (File -> Save as), ekkor a mentésnél a fájltípusnak válasszuk a Microsoft Excel munkafüzetet, nevezzük el valahogy a fájlt, majd mentsük el. (Persze figyeljük meg, ill. állítsuk be az elérési útvonalát, hogy utána meg is találjuk!)

Hogyan működik az új menüpont? (1215 - Bejövő számla inaktiválása)

Először is az érkeztetett számláinknak egy listáját látjuk. Itt csak azok a számlák szerepelnek, amiket még nem utalványoztunk. (Ha már igen, és elrontottuk, akkor utalványrendeletet kell előbb inaktiválni - 1214).
Két lehetőségünk van:
- Ha törölni akarjuk a kijelölt számlákat (pl. duplán vittük fel, elírtuk a számla azonosítóját), akkor a Számlák inaktiválása gombra kattintva "törölhetjük" a kijelölt számláinkat.
- Ha csak módosítani, (pl. partnert, összeget, dátumot rontottunk el) akkor a megfelelő számlák kiixelgetése után a Számlák visszaküldése módosításra gombot nyomjuk meg. Ekkor a kijelölt számlák állapota visszaáll az igazolások előtti állapotra, így megengedett a módosítás, amit a 122-es menüpontban tudunk megtenni.
Az állapot oszlop jelentése:
E - érkeztetve (Ha ilyen állapotban van a számlánk, tudjuk módosítani, azaz meg fog jelenni a 122-es menüpont alatt)
I,J - igazolva
Az utolsó oszlopban megtaláljuk, hogy melyik intézmény vitte fel az adatot.

Hogyan használjam helyesen az Üzenetkezelőt?

Általában keveseknek van olyan közölnivalójuk, ami mindenkire tartozik. Ezért fontos lenne, hogy az Üzenetkezelőben csak a 211-es Üzenet írása menüpontot használjuk! Ha pl. a RENDSZERADMINISZTRATORNAK akarnak üzenni (kérdés, kérés, bármi), akkor a Címzettek közül őt kell kiválasztani. Ezt az üzenetet ekkor csak mi fogjuk látni.
Ha Önök kapnak személyes üzenetet, azt a Személyes üzentek fülre kattintva (a bejelntkezés után látható főmenüben) lehet megtekinteni.

Ha a bankból veszek fel pénzt, amit a pénztáramba akarok tenni (saját bevételből kiadhatónak), hogyan tudom ezt megtenni?

Kivettünk pl. 50000Ft-ot a bankból. Ezt betettük a pénztárunkba. Készítenünk kell egy bevételi pénztárbizonylatot olymódon, hogy a partner ismét a BANK, az összeg a kivett összeg (jelen esetben 50000), saját bevételbe megy.
Ebben az esetben a saját bevételből kiadható egyenlegünk fog megemelkedni a felvitt összeggel, így a későbbiekben saját bevételből történő kiadásokat is rögzíthetünk.

Hol találok a kontírozáshoz valami segédletet?

A 126-os menüpontba menjünk bele, itt találunk egy olyan gombot, hogy: Kitöltési útmutató letöltése (xls). Ez segítséget nyújt abban, hogy a program milyen helyes összefüggéseket fogad el.

Példák a keresésre! (* helyettesítő karakter helyes használata)

* jelentése: akárhány tetszőleges karakter. (0, vagy több)
Pl.:
Kis* - megtalál minden Kis-sel kezdődő nevű személyt. Pl.: Kis Elemér,Kiss József,Kisteleki Géza, stb...
Kis*István - megtalál minden Kis-sel kezdődő, Istvánra végződő személyt. Pl.: Kis István, Kiss István, Kisteleki István, stb..
*Veronika - megtalál minden Veronikára végződő személyt. Pl.: Kiss Veronika, Nagy Veronika, stb.
Természetesen több helyen is használhatjuk a *-ot. Pl.:
*Nevelési* - megtalálja azokat az intézményeket, melyek nevében valahol szerepel a "Nevelési" szó, pl. Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata, még abban az esetben is, ha véletlenül szóköz lenne az elején, mert ebben az esetben így, hogy Nevelési* nem találnánk meg. (Intézmények nevénél előfordulhat, hogy bár nem látjuk, de a megnevezést megelőzi pár szóköz).

Számlaérkeztetésnél a partnerválasztás megkönnyítése!

A felületen először a fizetés módját jelöljük be. Ha átutalásos számlát érkeztetünk, akkor a (P)artnerek.. gombra kattintva egy olyan listából választhatunk, ahol megjelennek az utolsó sorban a bankszámlaszámok. Így erre az oszlopra is lehet szűrni, sőt érdemes! Így megtudhatjuk, hogy az adott bankszámlaszám már létezik-e, ill. ha igen, akkor milyen partnernél. (Ez remélhetőleg az a partner, akit keresünk.. :))
Ha a számla készpénzes, vagy csekkes, akkor a szokásos partnerválasztó táblázatot kapjuk, ahol név, ill. cím alapján kereshetünk, ahogy eddig is.

Hogyan tudok pénztárba előleget rögzíteni?

623,ill.624 (önálló intézményeknek), forgalom felvitele menüpont. Pénztárkönyv kiválasztása.
Bevétel/Kiadás közül válasszuk a Kiadást, majd az Előlegnél az Igen-t. Vigyük fel az egy darab tételünket, majd a szokásos módon tovább, pénztárbizonylat készítése. Ekkor feljön egy oldal, ahol ki lehet tölteni, hogy miért, mi alapján adjuk ki az előleget, ill. mikor fog lejárni.
Ezután már a szokásos módon nyomtatunk belőle egy kiadási pénztárbizonylatot.
Előleg visszafizetésénél a következő módon járjunk el:
Kattintsunk a kiadott előleg bevételezése gombra, ekkor megjelennek a kiadott előlegeink. Amelyiknek a bevételi párját akarjuk rögzíteni válasszuk ki. Ekkor beemelődnek róla adatok. Ha minden megfelelő, akkor Tétel felvitele, majd Pénztárbizonylat készítése, stb. a szokásos módon.
A 633-as menüpontban a kiadott előlegeinről láthatunk listát, sőt azt is látjuk melyik járt le, ill. melyik lett már teljesítve.

Még pár szó a partnerfelvitelről!

Ezen a héten 110 új partnert vittek fel. (Hétfő, kedd)
Természetesen tényleg előfordulhat, hogy vmelyik partner nem fordul elő nálunk, de ez viszonylag ritka.
A pl. GYERMEK ÉTKEZTETÉS partnerről már korábban jeleztem, hogy rögzítve lett, ennek ellenére még 12-szer újra fel lett rögzítve. Hasonlóan FELNŐTT ÉTKEZTETÉS is még 3x rögzítve lett. A BANK partner, amelyhez a pénztári kifizetést banki pénzbetét esetén rendelni lehet szintén még 2x rögzítve lett, ráadásul nem jól, mert a program csak ezt az egyedüli csupa nagybetűs BANK partnert fogadja el ebben az esetben.
Tudomásunk van róla, hogy a partnerkeresés nehézkes, és munkájuknak az egyik lassítója, megnehezítője.
Igyekszünk ezen segíteni, de a megoldás nem az, hogy új partnerként vigyünk fel valakit, mert már így is van aki többször szerepel a rendszerben, és nehéz eldönteni, hogy az 50 Szegedi Tudományegyetem közül pl. melyiket válasszuk ki.
Köszönjük a segítségüket, mert ezt a problémát csak közösen tudjuk megoldani.
Kérjük jelezzék e-mail-ben, ill. a hibajelentőben, vagy az üzenőben (címzett RENDSZERADMINISZTRATOR), ha vmelyik partner adatai nem megfelelőek (név,cím,stb.), ill. úgy látja, hogy feleslegesen többször szerepel a rendszerben. (Napi szinten nézzük ezeket folyamatosan!)

Ezzel egy idő után elérjük, hogy a partner adatbázisunk kitisztul, és feleslegesen nem nő meg a mérete, ami nyilván a keresés lassúságát is egyre jobban növelné.

Hogy tudok pénztárbizonylatot készíteni beérkező számla alapján?

Első lépésként rögzíteni kell a számlát (121), majd igazolni (123,124).
Ezután a Forgalom felvitelénél: (623 v. 624) a pénztárkönyv kiválasztása után kattintsunk az (E)lőírások gombra. Itt megtaláljuk a már érkeztetett, és igazolt készpénzes számláinkat. Kattintsunk rá a megfelelőre. Tapasztalni fogjuk, hogy sokminden beemelődik: partner, dátum, stb. A tételnél felajánlja a program a számla érkeztetésnél az első sorba írt összeget, tétel megnevezéseként pedig a beírt megjegyzést. Így ha a számlán csak ez az egy tétel szerepelt, akkor átírás nélkül kattinthatunk a Felvitel gombra, de ha volt, akkor azt külön fel kell vinni. A lényeg, hogy a számlán szereplő végösszeg megegyezzen a pénztárbizonylaton felvitt össz bruttó értékkel, ezt a program le is ellenőrzi.
Kontírozásnál (626), így már nem kell kitöltenünk az előfeldolgozó részt, mehetünk rögtön a kontírozó felületre.

Hogyan kapcsolható össze az érkeztetett készpénzes számla a pénztárbizonylattal?

Most az a folyamat lesz leírva, amikor előbb állítottuk ki a kiadási pénztárbizonylatot, és csak utána érkeztettük a készpénzes számláinkat.
1. lépés: 121 bejövő számla érkeztetése, ha eddig még nem tettük meg.
2. lépés: 123, 124 mindegyik készpénzes számlánkat igazoljuk.
3. lépés: 626 Tételek előkontírozása.
Ha nem akarunk, vagy nem kell előkontírozni, akkor is! További lépések ebben a menüpontban:
Pénztárkönyv kiválasztása, majd válasszunk ki egy pénztárbizonylatot, amihez létezik általunk rögzített, igazolt számla.
Számla típusa: Bejövő számla, kattintsunk a mellette levő Rendben gombra.
Ekkor megjelenik egy Számlák.. gomb erre is kattintsunk rá. A listában megtaláljuk a rögzített,igazolt készpénzes számláinkat, válasszuk ki a megfelelőt!
A számla azonosítója megjelenik ekkor a gomb mellett. Kattintsunk az előkontírozás gombra. (Akkor is, ha nem akaunk előkontírozni!)
Ezután vagy előkontírozunk, vagy ha nem akarunk, akkor kattintsunk közvetlenül a Befejezés gombra.
Későbbi kontírozásra is van lehetőség, de ekkor már a számlát nem kell újra kiválasztanunk.
631: Pénztári utalványrendeletek listázása.
Ha a fenti lépéseket elvégezzük, akkor létrejön egy utalványrendeletünk is, amivel nem feltétlenül kell foglalkozni, esetleg a kontírtételeket lehet leellenőrizni rajta, persze ha a Befejezés gombra kattintottunk, akkor a kontírtételeknél nem lesz semmi. (Ezt majd a későbbiekben lehet pótolni).

Hogyan néz ki egy teljes pénztári folyamat, milyen visszamenőleges teendőink vannak?

 

Pénztári folyamat:

Alapvető lépései: 1.Készpénzes számla érkeztetése (rögzítése a rendszerbe) 121

2.Készpénzes számla igazolása 123 (a teljesítésigazolást nem kötelező kinyomtatni! Vissza gomb.),124 (készpénzes utalványrendelet generál a program automatikusan, nyomtatni nem kell!)

3.Egyéb, nem számlához kapcsolható utalványrendelet készítése. 14 (nyilvánvalóan pénztárban csak akkor fog megjelenni az így létrehozott utalvanyrendelet, ha készpénzes kifizetési módot választunk.)

4.Pénztárbizonylat készítése a számlához automatikusan generált készpénzes utalványrendelet, ill. egyéb más készpénzes utalványrendelet alapján. (kontírkód is választható az utaványrendelethez, így egy kalap alatt az is megoldódott)  623/624

5.A pénztárbizonylat(ok)hoz később is kapcsolható,ill. készíthető utalványrendelet. 626

6.Az előző havi pénztárbizonylatokhoz hozzá kell kapcsolni a rögzített készpénzes számlákat, ill. amelyekhez nem tartozik utalvanyrendelet, ahhoz készíteni kell. Ezt kötelező megtenni, mert csak így lehetséges a pénztárbizonylatok kontírozása. 6211

Tehát összegezve, minden pénzmozgásról készül, ill. készíteni kell utalványrendeletet, mert majd az kerül kontírozásra, ill. ha mindenhez rendeltünk kontírkódot, akkor "csak" egy ellenőrzés lesz a számvitel részéről, és minden analitikát az alapján készítünk, tehát fontos ennek megértése, és pontos vezetése.

Részletesebben az új menüpontokról: 1.Nincs semmi változás, mindent ugyanúgy kell csinálnunk, csak a rendszer mellékesen generál nekünk egy utalványrendeletet a számla alapján.

2.Ugyanúgy tegyük meg, ahogy eddig.

3.Itt lehetőségünk van különböző jogcímek alapján számlához nem kapcsolható utalványrendeletek készítésére. (pl. bérjellegű (előleg), segélyek, stb.)

4.A felület csak annyiban változott, hogy Előírások gomb helyett Utalványrendeletek gombot találunk. Ha a rendszerből állítunk ki számlát, akkor ahhoz is generálódik készpénzes utalványrendelet, amelyet ezzel a gombbal előhívhatunk, és miután kiválasztottuk a megfelelő utalványrendeletet, az beemeli a megfelelő ősszeget, megnevezést, partnert csak abban az esetben, ha konkrét számlához készült az utalványrendelet (ha csoportos utalványrendeletről van szó, akkor nekünk kell választani, vagy rögzíteni egy gyűjtőpartnert). Az utalványrendelet kiválasztása után megjelenik egy gomb: Kontírkódok. Ezt is válasszuk ki (ha elkészítette az adott önálló intézmény könyvelője őket), ezzel egyúttal el is végeztük a kontírozást is. Ezután már csak felvitel gomra kattintás (persze azt válasszuk ki, hogy saját bevétel, vagy támogatás), majd minden ugyanúgy megy tovább. A dátum kérésre nem változik, az aktuális napot ajánlja fel.

5.Ez a felület új, de rendkívül egyszerű. Csak azokat a pénztárbizonylatokat listázza ki a pénztárkönyv kiválasztása után, amihez még nem kapcsoltunk utalványrendeletet, mert pl. csak később volt időnk érketetni a számlát. Ekkor a következő a teendő. Válasszuk ki a megfelelő utalványrendeletet az Utalványrendelet választása gombra kattintva, majd miután rákattintottunk a megfelelő utalványrendelet linkjére, válasszuk ki a hozzá tartozó pénztárbizonylato(ka)t, majd   kapcsoljuk össze, az Összekapcsolás gombra kattintva.    A másik lehetőség, hogy nem tudunk korábban utalványrendeletet létrehozni a  pénztárbizonylathoz, mert pl. banki pénzfelvét, ekkor jelöljük ki a megfelelőt (lehet több is), és az Utalványrendelet készítés gombra kattintva a rendszer készít hozzá utalványrendeletet.

6.A januári hónapban sok intézmény nem kapcsolta össze az érkeztetett készpénzes számlákat
az elkészített pénztárbizonylattal, ill. vannak olyanok is, akik még a készpénzes számlákat sem érkeztették.
Ezek mind nagyon fontosak a rendszer egysége miatt. Tehát ez esetben pótlólag kell ezen összerendeléseket, utalványrendelet generálásokat megtenni, hogy a könyvelő tudjon mit kontírozni.
Tehát a következő a teendő. A felület nagyban hasonlít a 626-oshoz, csak itt számlát választunk, majd azt kapcsoljuk hozzá a pénztárbizonylathoz. Mikor az Összekapcsolás gombra kattintunk, nemcsak a kapcsolatot hozza létre a program, hanem ehhez utalvanyrendeletet is készít. Fontos, hogy az összeg, és lehetőleg a partner is megegyezzen a számlán, ill. a pénztárbizonylaton. Amihez nincs számla, értelemszerűen utalványrendeletet kell készíteni. Mindezt addig kell tennünk, amíg a listában van pénztárbizonylat. A feladattal akkor vagyunk készen, nincs a szűrésnek megfelelő találat, mert ekkor mindent hozzákapcsoltunk vmihez, ill. ha ezt nem tudtuk megtenni, generáltunk hozzá utalványrendeletet.

Ezek után az utalványrendeleteket megtekinteni a 631-es menüpontban tudjuk. Esetleg ki is lehet nyomtatni, de nem kell, sőt felesleges! Viszont ha a Sorszám linkre kattintunk, megtaláljuk azon infókat, hogy az adott utalvanyrendelethez, amit kiválasztottunk, melyik pénztárbizonylat(ok) tartozik, ill. hogy lett (vagy ki van-e egyáltalán) kontírozva az utalvanyrendelet.

A könyvelők kontírozni a készpénzes utalványrendeleteket a 6210-es menüpontban tudják. Ha itt vmelyik pénztárbizonylathoz nem találnak utalvanyrendeletet, akkor minden bizonnyal még nem lett hozzá utalvanyrendelet készítve a 6211, ill. a 626-os meüpontban.

Mégegyszer: a 6211-es visszamenőleges, azaz a január hónapunkat kell itt feldolgoznunk, a 626-os pedig februártól, és folyamatosan lesz. (Mert jan.-ban még nem generálódott az érkeztetett készpénzes számlákhoz automatikusan utalványrendelet.)

Időigénye a feldolgozásnak csekély, ha már korábban minden számlát érkeztettünk, és minden pénztárbizonylatot elkészítettünk, ahogy azt kellett, akkor csak hozzárendelgetésről van szó, amit 100 pénztárbizonylat esetén is kb. 1h alatt el tudunk végezni!
 

Hogyan kezeljem a végszámlák rögzítését?

Mire kell itt elsősorban gondolni? A számlát csak később kajuk meg, de már korábban kellett utalni, amit úgy oldottunk meg, hogy a 14-es menüpontban készítettünk egy utalványrendeletet, ami utalva is lett. Az olyan jellegű átutalások esetén, ahol pro forma számla érkezik, a rögzítés továbbra is a 121-es menüpontban történjen! Ezután megérkezett a számla, ezt felrögzítjük a 121-es menüpontban. Itt arra kell figyelni, hogy jogcímnek a következőt válasszuk: 3005 Átutalásra nem kerülő. Ez fontos, mert így a hozzá készített utalványrendelet nem kerül utalásra, és ugye nem is szabad, hogy utalásra kerüljön, mert már egyszer ezt a tételt átutaltuk! Tehát a menete a továbbiakban ugyanúgy: 123,124 igazolás, 125 utalványrenelet készítés, 127 utalványozói igazolás (részben önállók esetében ezután kerül az NGSZ-hez).

Kimenő számlákba hogyan rögzítsek tételeket?

A 13-as főmenüpont alatti Kimenő számla készítése menüpontba kell belépni. Itt először rögzítsük a számlát, amit a "Kimenő számla készítése" ill. a "Továbbszámlázások" (később lesz majd látható) menüpont alatt tehetünk meg. Kattintsunk a "Tételek felvitele gombra". Itt lehetőség nyílik arra, hogy egy kimenő számlához több tételt is felvihessünk. Töltsük ki értelemszerűen az adatlapot, majd kattintsunk a "Hozzáadás" gombra. Ekkor a képernyő alján lévő "Tételek" listában megjelenik a rögzíteni kívánt tétel.(Akkor is kattintsunk rá a Hozzáad gombra, ha csak egy tételünk van!) Ezen még módosíthatunk, ha bepipáljuk a megfelelő tétel előtti kis, fehér jelölönégyzetet és rákattintunk a "Módosítás" gombra. A tétel törlésére is lehetőség nyílik. Ehhez szintén rá kell kattintani a megfelelő tétel előtti kis, fehér jelölőnégyzetre, majd a "Törlés" gombra. Ha a "Tételek" listában minden tételünk helyesen szerepel, akkor az "Adatok mentése, befejezés" gombra kell kattintani. Ekkor mentődnek le igazából a számlához tartózó tételek.

Hogyan dolgozhatunk gyorsabban, egér használatát csökkentve a gyorsbillentyűk (hotkey) segítségével?

A legtöbb időt az veszi el, hogy keressük a gombot, amire kattintani kell. Ezt meggyorsítandó a legtöbb nyomógombon gyorsbillentyű, angol nevén hotkey található, amik a következőképpen működnek. Pl. 121-es menüpontban vagyünk, és rögzítünk egy tételt. Na most itt van rengeteg gombunk. Kitöltjük a számlaazonosítót, kijelöljük a fizetési módot, majd partnert választunk úgy, hogy egérrel rákattintunk a (P)artnerek.. gombra. A (P) nem véletlenül van zárójelben. ALT+P billnetyűkombinációval (lenyomjuk az Alt billentyűt, majd ezt nyomva tartva lenyomjuk a p billentyűt) olyan hatást érünk el, mintha egérrel rákattintottunk volna a (P)artnerek.. gombra. Ha ezt így megszokjuk, gyorsabbá válik a használat. Majd Alt+J -vel "rákattintottunk" a (J)ogcímek.. gombra, és így tovább. Ha vmelyik gomb feliratán vmelyik betű zárójelben van, akkor az Alt+(a zárójelben levő betű) billentyűkombinációval is el tudjuk érni az adott gomb lenyomódását, anélkül, hogy egérrel rá kellene kattintanunk.

Hogyan tudok teljesítésigazolást készíteni nem számlás tételekhez?

Ha az egyszeri kifizetések menüpontban rögzítünk utalványrendeletet (1411), akkor lehetőség van később ahhoz teljesítésigazolás nyomtatására. (1413). Kattintsunk a megfelelő utalványrendelet sorában levő nyomtatás gombra. És kész.

Mikor kell használnom az átadókönyvet?

Részben önálló intézmény esetében akkor, ha utalványrendeletek, számlákat és egyéb dokumentumokat akarunk az önálló intézményünknek (NGSZ) továbbítani. A 10. menüpontban található meg az átadókönyv. Minden menüponthoz tartozik segítség, ahol részletesen le van írva az adott menüpont használata.

Hogyan tudok pénztári utalványrendeletet inaktíválni?

A 631-es menüpontban tehetjük meg. Jelöljük ki az inaktíválni kívánt utalványrendeleteket, majd az utalványredeletek inaktíválása gomb segítségével tudjuk a kijelölteket törölni.

Hogyan tudok csoportos utalványrendeletet nyomtatni?

Ugyanúgy mint rendes utalványrendeletet a 1211-es menüpontban. Ekkor viszont készül egy második lap is a csoportos utalványrendelethez tartozó 'alutalványrendeletekkel'. Ez úgy tudjuk előhívni, hogy miután előjött a nyomtatási képernyő, a bal alsó részen látunk egy ilyet: Dokumentum: Utalványrendelet. Ha ezt legörgetjük, alatta lesz egy ilyen nevű is: csoportos tételei. Ezt válasszuk ki, majd kattintsunk a Megtekintés gombra.

Kell-e a kimenő számlához készült utalványrendeleteket igazolni?

Nem kell. Kimenő számla készítésénél elegendő a számla igazolása.

Kimenő számla készítésénél, mikor és hogyan készül az utalványrendelet?

Az utalványrendelet a kimenő számla nyomtatásánál készül, ha még nem készült hozzá. Az utalványrendelet megjegyzés rovatába a kimenő számlán szereplő közlemény + sablon szövegek kerülnek.

Miben módosult a kontírozás?

Áfás tétel kontírozása esetén a nettót és az áfát külön kontírsorként visszük fel a rendszerben. Elöször meg kell adni a bruttó összeget és áfa-kategóriát, ezt a rendszer automatikusan szétválasztja nettó és áfa sorra. Ezek a sorok össze vannak kapcsolva, ezért ha a nettó sort módosítjuk, ill. töröljük, akkor a hozzá tartozó áfa sor is módosítódik ill. törlődik. A program a HUF devizanemnél (.51-től felfelé) egészre kerekít.

Mikor, hogyan ki igazol, és mit?

A 127,128,129-as igazolások csak az átutalásos utalványrendeletek esetén kötelező, és csak ekkor fogjuk ezekben a menüpontokban megtalálni az utalványrendeletünket. Készpénzes utalványrendeletek igazolttá válnak, ha pénztárbizonylathoz kapcsoljuk őket (626,vagy 623,624), a rögzítő által. Hasonlóan, ha az egyszerinél (14) már átutalt utalványrendeletet rögzítünk, akkor az is leigazolódik a rögzítő által. E két utóbbi esetben azért van így, mert már ki van fizetve a tétel, így minden egyéb igazolás felesleges. Ha a 3 igazolás rajta van az utalványrendeleten akkor már csak a 91-es menüpontban keressük, mert csak itt fognak megjelenni, és csak ekkor fognak itt megjelenni.

Néhány információ a 91-es menüpontról!

Itt azok az utalványrendeletek jelennek meg, amelyek igazolva vannak mind a 127,128,129-as menüpontban. (Ha csoportos utalványrendeletet igazolunk, pl.közüzem, akkor a mögötte levő utalványrendeletek is igazolódnak). A zölddel jelölteket lehet csak igazolni (a többire nincs hatással a pipa), mert csak ezekhez tartozik bank/pénztári nap, ami kötelező. Ez a banki tételek összevezetésénél kerül az utalványrendeletre, ill. készpénzes esetén a pénztári időszak zárásának dátumát kapja. Itt lehet kontírlapot is nyomtatni, adott banknapra ill. intézményre. A kontírozás nagy valószínűséggel helyes, ha a kontírozatlan összeg 0. Kontírlapot nem csak a zölddel jelöltekről lehet nyomtatni, hanem az összesről!

Néhány információ a 92-es menüpontról!

Ide kerülnek a könyvelői igazolással ellátott utalványrendeletek. Szintén lehet kontírlapot nyomtatni, és csak a zölddel jelölteket lehet átemelni a könyvelésbe. Itt a zöld szín jelentése: a kontírozott áfa megegyezik a számlán szereplő áfával.
Kék: az eltérés 10Ft-nál kisebb, de nem nulla.
Piros: az eltérés (a számlán szereplő áfaérték, ill. a kontírján szereplő áfaérték között) 10Ft-nál nagyobb.
Ezek javítása az elfogadott számlán nem lehetséges, csak a kontíron, a köv. kérdésben leírtak szerint, ha szükségesnek látjuk.
A piros színűeken kívül mindet lehet igazolni, a pirosakat javítani kell.

Hogyan javíthatom a kontír nettót/áfát, ha a számlán máshogy szerepel, mint amit a kontírozásnál a program számol?

1. Pl. A számlán szereplő értékek: bruttó: 5665, nettó: 5057, áfa: 608. (12%-os áfa)
2. Amit a program számol: nettó: 5058, áfa: 607. Ezt akarjuk javítani:

1. A kontírozásnál az összeg helyére ne a teljes bruttót írjuk, hanem a számlán szereplő nettóból számolt bruttót kerekítve, azaz esetünkben: 5057*1,12=5664.
2. Ha ezt emeljük be (Felvitel), a program utána felajánlja az ennek megfelelő áfát, ezt írjük át a mi kívánt áfánkra: esetünkben: 608, majd Felvitel.
Ez így kiadja a bruttót, és ténylegesen azok az adatok szerepelnek a kontírban is, ami a számlán.

Mikor lassú egy menü, hogyan lehet gyorsítani?

Vegyük pl. a 91-es menüpontot. Írtuk, hogy sokat gyorsítottunk rajta, persze ez nem mindig érződik.
1. Ha a 10-es listán hagyjuk a szűrőtáblázatot, soksok másodperccel gyorsabban jön be a menüpont, ill. a lista, mint 100-ason.
2. 10-es listán a különböző rendezések is sokkal gyorsabbak, használjuk inkább a Következő gombot.
3. A szűrés mindig gyorsabban hajtódik végre, mint a rendezés.
4. Ha rendeztünk egy oszlopot, akkor arról a rendezést úgy tudjuk leszedni, ha az oszlop nevére kattintunk.

Hogyan készítsek utalványrendeletet a Bevételi Pénztárkönyvhöz? (Részben önálló intezmények részére)

Ez csak Bevételi pénztárkönyvre vonatkozik, és csak az NGSZ hatásköréhez tartozó intézményekre. Amikor a 626-os menüpontban utalványrendeletet készítünk a pénztárbizonylathoz, akkor azt a következő módon tegyük:
1. Az első oszlopba írjuk be a következő szűrőfeltételt: B*
Ekkor megkapjuk azon pénztárbizonylatainkat, melyek bevételiek. Válasszuk a 100-as listát, hogy lehetőleg minden találat rajta legyen az oldalon.
2. Jelöljük ki (pipákkal) az összes találatunkat, majd kattintsunk az Utalványrendelet készítése gombra.
3. Most a szűrésnek nincs megfelelő találatot kell látnunk.
4. A szűrőfeltételt az első oszlopban töröljük ki, és írjuk be a következőt: K*
Ami persze felesleges, ha mindent jól csináltunk eddig, mert akkor már úgyis csak a Kiadási pénztárbizonylatainkat kell, hogy lássuk.
5. Ezeket szintén jelöljük ki, és kattintsunk az Utalványrendelet készítése gombra.
Így adott pénztári időszakunkhoz csupán 2 db utalványrendelet keletkezik, egy bevételi, és egy kiadási.
Nyilván ezt a folyamatot vagy közvetlenül zárás előtt, vagy zárás után hajtsuk végra, amikor már tudjuk, hogy adott időszakunk nem fog újabb tétellel bővülni.

Hogyan kontírozzunk vegyes (50) tételeket ?

Példa: gazdasági esemény - gépberendezés beszerzésének aktiválása 100.000 Ft + ÁFA értékben

A beszerzés bruttó értékének könyvelése:
Bizonylatnem: 50
Ellenszámla: 4132 - Tárgyévi pénzforgalommal kapcsolatos tőkeváltozások
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
Megjegyzés: értelemszerűen a beszerzett gép, berendezés megnevezése
Mozgásnem kód: 310 - Eszközök beszerzése, létesítése
Tartozik / Követel : T
Összérték: 100000
Fökönyvi számok: 13112 - Egyéb gépek, berendezések és felszerelések aktivált állományának értéke
Dátum : az állományba vétel dátuma

Hogyan használjuk a mozgásnemeket pénzforgalom és bér könyvelésénél?

Kiadások: 5-ös és 6-os főkönyvi számlára történő könyvelés esetén a mozgásnem 110, minden más kiadási főkönyvi számla esetében 120
Bevételek: 9-es főkönyvi számlára történő könyvelés esetén a mozgásnem 210, minden más bevételi főkönyvi számla esetén 220

Például:

A beruházás könyvelése:
Bizonylatnem: 10
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: 25 %

Visszaigényelhető áfa: (2) visszaigényelhető
Megjegyzés: értelemszerűen a beszerzett gép, berendezés megnevezése

Mozgásnem kód: 120 - Kiadás (egyéb), kiadás eredeti előir.

Szakfeladat:a szükséges szakfeladat

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja az megadott értéken)

Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód

Bontás: üres

Tartozik / Követel : T
Összérték: 100.000
Fökönyvi számok: 13132 - Egyéb gépek, berendezések és felszerelések vásárlása
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

Bizonylatnem: 10
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: 25 %

Visszaigényelhető áfa: (2) visszaigényelhető

Megjegyzés: értelemszerűen a beszerzett gép, berendezés megnevezése
Mozgásnem kód: 120 - Kiadás (egyéb), kiadás eredeti előir.

Szakfeladat:a szükséges szakfeladat

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja az megadott értéken)

Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód

Bontás: üres

Tartozik / Követel : T
Összérték: 25.000
Fökönyvi számok: 1822113 - Intézményi beruházások beszerzés árába beszámítandó előzetesen felszámított áfa - gépek
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

 

A dologi kiadás könyvelése:
Bizonylatnem: 10
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: 25 %

Visszaigényelhető áfa: (1) nem visszaigényelhető

Megjegyzés: könyvelési esemény megnevezése

Mozgásnem kód: 110 - Kiadás (6-os, 7-es számlaosztály)

Szakfeladat: a szükséges szakfeladat

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja az megadott értéken)

Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód

Bontás: 55229 - Egyéb üzemeltetési kiadások
Tartozik / Követel : T
Összérték: 100.000
Fökönyvi számok: 721 - Alaptevékenységek költségvetési kiadási előirányzatának teljesítése
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

 

Bizonylatnem: 10
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: 25 %

Visszaigényelhető áfa: (1) nem visszaigényelhető

Megjegyzés: könyvelési eseménymegnevezése
Mozgásnem kód: 110 - Kiadás (6-os, 7-es számlaosztály)

Szakfeladat:a szükséges szakfeladat

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja a megadott értéken

Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód

Bontás: 5612111 Vásárolt termékeke és szolgáltatások  - Egyéb üzemeltetési kiadások

Tartozik / Követel : T
Összérték: 25.000
Fökönyvi számok: 721 - Alaptevékenységek költségvetési kiadási előirányzatának teljesítése
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

 

Függő kiadás könyvelése

Bizonylatnem: 10
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: áfa körön kívüli

Visszaigényelhető áfa: üres

Megjegyzés:  könyvelési esemény megnevezése
Mozgásnem kód: 120 - Kiadás (egyéb), kiadás eredeti előir.

Szakfeladat:üres

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja az megadott értéken)

Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód

Bontás: üres

Tartozik / Követel : T
Összérték: 50.000
Fökönyvi számok: 391122 Tárgyévi költségvetési intézményi függő kiadások forgalma
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

 

Függő bevétel könyvelése

Bizonylatnem: 10
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: áfa körön kívüli

Visszaigényelhető áfa: üres

Megjegyzés:  könyvelési esemény megnevezése
Mozgásnem kód: 220 - Bevétel (egyéb), bevétel eredeti előir.

Szakfeladat:üres

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja az megadott értéken)

Részletező kód: megfelelő bevételi részletezőkód

Bontás: üres

Tartozik / Követel : K
Összérték: 60.000
Fökönyvi számok: 482122 Tárgyévi költségvetési átfutó bevételek forgalma
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

 

9-es bevétel könyvelése

Bizonylatnem: 10
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: 25 %

Visszaigényelhető áfa: üres

Megjegyzés:  könyvelési esemény megnevezése
Mozgásnem kód: 210 - Bevétel (9-es számlaosztály)

Szakfeladat:megfelelő szakfeladat

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja az megadott értéken)

Részletező kód: megfelelő bevételi részletezőkód

Bontás: üres

Tartozik / Követel : K
Összérték: 60.000
Fökönyvi számok: 91321 bérleti és lízingdíjbevétel előirányzatának teljesítése
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

 

Bizonylatnem: 10
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: 25 %

Visszaigényelhető áfa: üres

Megjegyzés:  könyvelési esemény megnevezése
Mozgásnem kód: 210 - Bevétel (9-es számlaosztály)

Szakfeladat:megfelelő szakfeladat

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja az megadott értéken)

Részletező kód: megfelelő bevételi részletezőkód

Bontás: üres

Tartozik / Követel : K
Összérték: 15.000
Fökönyvi számok: 91923 Kiszámlázott termékek és nyújtott szolgáltatások fizetett áfája
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

 

46-es bevétel könyvelése

Bizonylatnem: 10
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: áfa körön kívüli

Visszaigényelhető áfa: üres

Megjegyzés:  könyvelési esemény megnevezése
Mozgásnem kód: 220 - Bevétel (egyéb), bevétel eredeti előir.

Szakfeladat:megfelelő szakfeladat

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja az megadott értéken)

Részletező kód: megfelelő bevételi részletezőkód

Bontás: üres

Tartozik / Követel : K
Összérték: 60.000
Fökönyvi számok: 46421 Működési célú támogatásértékű bevétel központi költségvetési szervtől
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

 

Bér könyvelése (97-es menüpontban)

Bizonylatnem: 38
Ellenszámla: 499 - Pénzforgalom nélküli költségvetési bevételek és kiadások sajátos elszámolási számlája
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: áfa körön kívüli

Visszaigényelhető áfa: üres

Megjegyzés:  könyvelési esemény megnevezése

Bérkifizetés dátum : a MÁK bérfelhasználási anyag dátuma

Mozgásnem kód: 110 - Kiadás (6-os, 7-es számlaosztály)

Szakfeladat:a szükséges szakfeladat

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja a megadott értéken

Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód

Bontás: 511213 Közalkalmazottak alapilletménye

Tartozik / Követel : T
Összérték: 250.000
Fökönyvi számok: 721 - Alaptevékenységek költségvetési kiadási előirányzatának teljesítése
Dátum : a banki/pénztári  teljesítés dátuma

Kapcsolódó nettősítási tétel:

Bizonylatnem: 38
Ellenszámla: 499 - Pénzforgalom nélküli költségvetési bevételek és kiadások sajátos elszámolási számlája
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma

Áfakulcs: áfa körön kívüli

Visszaigényelhető áfa: üres

Megjegyzés:  könyvelési esemény megnevezése

Bérkifizetés dátum : a MÁK bérfelhasználási anyag dátuma

Mozgásnem kód: 120 - Kiadás (egyéb), kiadás eredeti előir.

Szakfeladat: üres

Előirányzatkód: (ha nem használja az intézmény akkor hagyja a megadott értéken

Részletező kód: megfelelő kiadási részletezőkód

Bontás: üres

Tartozik / Követel : K
Összérték: 250.000
Fökönyvi számok: 392122 Tárgyévi személyi juttatásokkal kapcsolatos átfutó kiadások forgalma

 

Mi a menete a pedagógus szakkönyvi kifizetésnek a KASZPER rendszerben?

Először is, SAMU-ból át kell emelni KASZPER-be az adatokat.

Miután ez megtörtént, látogassuk meg a KASZPER 1415-ös menüpontját.
Itt látni fogjuk a SAMU-ból átemelt pedagógusokat, a nekik járó összeggel. és egy összesen sorral a végén.
Azon pedagógusok, akik a bankszámlaszámuk alapján a KASZPER partneradatbázisában megtalálhatók, azoknál nincs teendőnk.
Ellenkező esetben, azaz ha az adott pedagógus még nincs rögzítve a KASZPER rendszerbe, egy gombot fogunk megtalálni a neve mellett: Partner felvitele a KASZPER-be.
Ezt a gombot megnyomva a partnerfelviteli felületen találjuk magunkat, ahol fel van ajánlva minden olyan adat, ami a SAMU-ból kiderült.
Ha ezekkel egyetértünk, csak kattintsunk a Felvitel gombra.
Ekkor a pedagógus rögzül a KASZPER-be, így az előző listánkra visszatérve már egy RENDBEN feliratot látunk a neve mellett, a gomb helyett.
És így tovább, míg minden pedagógus neve mellett a Rendben felirat nem található.
Ha ezt elértük, akkor kattintsunk az Utalványrendelet készítése gombra.

Ha van olyan pedagógus, aki az átemelt listából valamilyen ok miatt kimaradt, így nem került bele a csoportos utalványrendeletbe, azt külön kell az egyszeri kifizetés utalványrendeletnél (1411) felvinni.
Ezután a részben önálló intézménynek még annyi a feladata, hogy a 127-es menüpontban utalványozza az elkészült csoportos utalványrendeletet, amit legegyszerűbben az összege alapján találunk meg.
A többi teendőt (többi igazolás, átutalás), az NGSZ végzi.

Példák pénzforgalom nélküli (vegyes) tételek kontírozásához - 94. menüpont

Bank nyitás:
Bizonylatnem: 15 - Bank nyitó
Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
Megjegyzés: értelemszerűen
Mozgásnem kód: 1 - Január 1-i nyitás
Tartozik / Követel : K
Összérték: a számla nyitó értéke
Fökönyvi számok: 491 - Nyitó mérlegszámla
Dátum : nyitás dátuma

Pénztár nyitás:
Bizonylatnem: 25 - Pénztár nyitó
Ellenszámla: 331 - Pénztár
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
Megjegyzés: értelemszerűen
Mozgásnem kód: 1 - Január 1-i nyitás
Tartozik / Követel : K
Összérték: a számla nyitó értéke
Fökönyvi számok: 491 - Nyitó mérlegszámla
Dátum : nyitás dátuma


Vegyes - Értékcsökkenés (2 lábas):
Bizonylatnem: 50 - Vegyes
Ellenszámla: 41333 - Terv szerinti értékcsökkenés miatti tőkeváltozások
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
Megjegyzés: értékcsökkenés
Mozgásnem kód: 810 - Egyéb mozgás
Tartozik / Követel : K
Összérték: értékcsökkenés értéke
Fökönyvi számok: 59311 - AT terv szerinti értékcsökkenési leírás
Dátum : écs. dátuma

Bizonylatnem: 50 - Vegyes
Ellenszámla: 59311 - AT terv szerinti értékcsökkenési leírás
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
Megjegyzés: értékcsökkenés
Mozgásnem kód: 471 - Értékcsökkenés, egyéb növekedés
Tartozik / Követel : K
Összérték: értékcsökkenés értéke
Fökönyvi számok: 11241 - Szellemi termékek lineáris értékcsökkenése
Dátum : écs. dátuma


Vegyes - Állományváltozás (pl. élelmiszerkészlet növekedés):
Bizonylatnem: 50 - Vegyes
Ellenszámla: 4132 - Tárgyévi pénzforgalommal kapcsolatos változások
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
Megjegyzés: állományváltozás
Mozgásnem kód: 810 - Egyéb mozgás
Tartozik / Követel : T
Összérték: állományváltozás értéke
Fökönyvi számok: 2111 - Élelmiszerek
Dátum : áll.vált. dátuma


Vegyes - állomány csökkenése:
Bizonylatnem: 50 - Vegyes
Ellenszámla: 4132 - Tárgyévi pénzforgalommal kapcsolatos változások
Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
Megjegyzés: állományváltozás csökk.
Mozgásnem kód: 810 - Egyéb mozgás
Tartozik / Követel : T
Összérték: állományváltozás csökk. értéke
Fökönyvi számok: 44112 - Tárgyévi költségvetést terhelő folyó évi belföldi beruházási szállítók állománya
Dátum : áll.vált.csökk. dátuma

Alternatív nyomtatási lehetőség, ha nincs nyomtatás gomb a felületen

Ahol nincs nyomtatás gomb, ott a Ctrl - P billentyűkombináció lenyomásával kinyomtathatjuk azt, amit látunk.

Banki összevezetés

A bevételek és kiadások pénzmozgása dátumának meghatározása, és a pénzmozgások utólagos ellenőrzése érdekében szükség van a bevételi és kiadási előírások bankkivonattal való összevezetésére.

FIGYELEM!
A bankból a terhelések negatív előjellel érkeznek, míg a rendszerben minden összeg pozitív. A rendszer minden esetben pozitív összeggel számol!

A bevételi és kiadási tételek összevezetésére több mód nyílik:

A jóváírás banki tétel összege megegyezik a bevételi utalványrendelet (kibocsátott számla) összegével

A jóváírás banki tétel összege nagyobb, mint a bevételi utalványrendelet (több bevételi előírást szeretnénk egy banki tételhez kapcsolni)

A jóváírás banki tétel összege kisebb, mint a bevételi utalványrendelet (több banki tétel összevezetése egy utalványrendeletre, részteljesítés)

A terhelés Kaszper-ből indult, és az összege megegyezik az utalványrendelet összegével

A terhelés összege nagyobb, mint az utalványrendelet összege

A terelés összege kisebb, mint az utalványrendelet összege

A jóváírás banki tétel összege megegyezik a bevételi utalványrendelet (kibocsátott számla) összegével

A menübe való belépés után ki kell választani valamelyik intézményi bankszámlaszámot, majd a Lehív gomb megnyomása után megjelenő banknapokból is választanunk kell. Ezt követően a Megjelenítés gombbal tudjuk előhívni a bankkivonat-tételeket.
Ezt követően válasszuk ki a megfelelő jóváírás tételt (pozitív összegű) a Választ gombbal. A megjelenő képernyőn láthatjuk a bevételi tételt, melyhez utalványrendeletet választhatunk az Utalvrend gombbal. Itt válaszuk ki a megfelelő utalványrendeletet, amelynek összege megegyezik a banki tétellel. Amennyiben a rendszerben még nincs utalványrendelet, akkor a kiválasztás helyett az Ut.készít gombra kattintva tudunk létrehozni egyszeri bevételi utalványrendeletet, melynek összege meg kell, hogy egyezzen a banki tétel összegével. Az utalványrendelet kiválasztása/létrehozása után a Kontírozás gombbal ki is kontírozhatjuk a tételt, vagy a már meglévő kontíradatokat módosíthatjuk. A műveletet a Kész gombbal fejezhetjük be.
Figyelem!
A Vissza gombbal az összevezetés nem kerül rögzítésre, de a már létrehozott utalványrendelet nem törlődik a rendszerből.

A jóváírás banki tétel összege nagyobb, mint a bevételi utalványrendelet összege

A banki tétel kiválasztása után lehetőség nyílik az adott tétel kisebb összegekre való szétbontására. Kattintsunk a tétel sorában szereplő Töröl gombra. Ekkor az összeg a jobb felső sarokban levő Tétel bontása táblázatba kerül. Itt átírhatjuk az összeget (negatív előjellel terhelést, pozitív előjellel jóváírást vihetünk fel). Az összeghez fűzhetünk megjegyzést, majd a Felvesz gombbal fel tudjuk venni a tételekhez. A Kész gomb mindaddig nem jelenik meg, míg a bontásban szereplő összeg nem nulla. A szétosztott tételekhez már hozzá tudjuk vezetni a megfelelő összegű utalványrendeleteket. (Természetesen az utalványrendelet-készítés és a kontírozás itt is működik.)
Figyelem!
Az utalványrendelet készítésénél a banki tétel összegétől különböző összeget is megadhatunk. Ha eltérő összeget adunk meg, az utalványrendelet létrejön, de nem lesz azonnal összevezetve az adott tétellel! Létrehozáskor mindig pozitív összeget adjunk meg!

A jóváírás banki tétel összege kisebb, mint a bevételi utalványrendelet (részteljesítés)

Válasszuk ki a banki tételhez a megfelelő, nagyobb összegű utalványrendeletet. Ekkor létrejön az utalványrendelethez egy kapcsolódó tétel, amely a részteljesítés összegét foglalja magában. Ezeket a Megtekint gombbal nézhetjük meg és nyomtathatjuk ki. A nagyobb összegű utalványrendeletet egészen addig választhatjuk a banki tételekhez, amíg összege teljesen ki nem fut.
Figyelem!
Egy már meglévő, de hibás összevezetést meg tudunk szüntetni a Töröl gomb segítségével. Egy összevezetett tétel törlésekor és újra felvételekor az összevezetés törlődik.

A terhelés Kaszper-ből indult, és az összege megegyezik az utalványrendelet összegével

Az utalásnál az utalás közleményének első 16 karakterében egy belső kódszám szerepel. Ez a kód egyértelműen azonosítja a Kaszper-ből induló utalásokat. Az Automatikus összevezetés gombbal tudjuk összevezetni ezeket a kiadásokat. Az automatikus összevezetésből kimaradt tételeket, a bevételekhez hasonlóan tudjuk összevezetni, itt ügyelni kell az előjelekre.

A terhelés összege nagyobb, mint az utalványrendelet összege

A bevételekhez hasolnóan szét tudjuk bontani az összeget. Ügyelni kell az előjelekre (negatív).

A terhelés összege kisebb, mint az utalványrendelet összege
 

Csoportos utalványrendelet
A Csoportos utalványrendeletek összevezetése gombbal tudunk csoportos utalványrendeleteket kivezetni. A felbukkanó listából ki kell választani a megfelelő utalványrendeletet, melynek tételeit automatikusan összevezeti a gép a bankkivonat-tételekkel. Ez a módszer csak akkor működik, ha a gép az összes tételnek megtalálja a megfelelőjét a kivonatban.
Ha az adott tétel nem szerepel a kivonatban, a csoportos utalványrendelet tételeit egyenként is hozzávezethetjük a banki sorhoz. Ha mindegyik csoportos tétel összevezetésre kerül (akár egyenként, akár a csoportos gombbal), a csoportos utalványrendeletre rákerül a banki dátum, és a kivonatsorszám.

Egyszeri utalványrendelet A jóváírásokhoz hasonlóan, itt is generálódik a 'nagy' összegű utalványrendelethez egy tétel a banki sor összegével. Addig nem tekintjük teljesítettnek az utalványrendeletet, amíg az összevezetett banki tételek összege nem egyezik a 'nagy' utalványrendelet összegével. A kontírozás és utalványrendelet-létrehozás természetesen itt is alkalmazható.

Nettó - Bruttó utalványrendelet felületek működése

A felület elsősorban az NGSZ hatáskörű részben önálló intézményeknek készült, de természetesen más önálló intézmények is használhatják.

A részben önálló intézmény feladata:
 

1421-es menüpontba (Bruttó bér kifizetésről rendelkezés) lépjen be. Itt lehet majd a bruttó bérösszegeket az intézmény dolgozóinak felrögzíteni.

• Válasszuk ki a megfelelő jogcímet, majd Lehív gomra kattintsunk!
• Válasszuk ki a hivatali bankszámlát, amelyről az utalás fog történni, írjuk be a dátumot (amikor a kifizetés esedékes), válasszuk ki a megfelelő részletező kódot, a pénzforgalomnál levő jelölőnégyzetet pedig hagyjuk pipa nélkül.
• Ezután kattintsunk a Csoport választás gombra (vagy alt-C). Ekkor megjelennek az intézmények dolgozói. Szűrjünk rá a saját intézményünkre, pl.: Írjuk be az utolsó oszlopba: Deák Ferenc G*. Ekkor alt-S (Lista frissítése) után megjelennek az adott intézmény dolgozói. Persze csak azok, akik eddig rögzítve lettek a rendszerbe. Ezen kívül van még néhány dolgozó, akinek nem tudtuk beazonosítani az intézményét. Ezen dolgozókra a nevük alapján lehet szűrni, és a rendelkezés rögzítése után automatikusan megkapják a megfelelő besorolást. Meg nyilván vannak olyan dolgozók, akik még nincsenek felrögzítve, őket érdemes még rögzítés előtt felvinni: (lehet itt is Új partner gomra, vagy a 21-es menüpontban).
• Ha az összes dolgozónk szerepel a megfelelő intézménnyel, akkor van a legegyszerűbb dolgunk, mert az intézményi szűrés után, és mondjuk érdemes még lerendezni név szerint a dolgozókat, már csak egymás után az összegek beírása, és a pipa kirakása a megfelelő dolgozó mellé szükséges, a következőképpen:
• Rakjunk pipát az első dolgozó neve mellé, majd nyomjuk meg a TAB billentyűt (Caps Lock felett), ekkor a kurzor a bruttó összeg inputmezőlébe ugrik, ide írjuk be a megfelelő összeget. Ismét a TAB billentyűt megnyomva a kurzor a következő sorban levő dolgozó jelölőnényzetére ugrik. Itt ha megnyomjuk a SPACE billentyűt (alt mellett jobbra, hosszú bill.), akkor beteszi oda a pipát. Ismét TAB, majd írhatjuk az összeget. Ha az adott dolgozó ki akarjuk hagyni, akkor ugorjunk a megfelelő sorra (pl. többszöri SPACE megnyomásával). Persze lehet mind kijelöl is, és csak az összegeket írjuk be. Tetszőleges.
• De figyeljünk arra, hogy csak azon dolgozók kerülnek be a listába, akik neve mellett a jelölőnégyzet ki van pipálva. Ha a következő gombra kattintunk, akkor az előző oldalonlevő kijelöléseink ugyanúgy megmaradnak.
• Miután mindenkit felrögzítettünk, kattintsunk a Rendben gombra. Ekkor visszakerülünk a rögzítő felületünkre, és látjuk a listát, a nevekkel, bankszámlaszámokkal, összegekkel, és egy összesítő sorral az alján. (Lehet ellenőrizni!) Ha bármi nem stimmel, újból kattintsunk a Csoport választás gombra, ahol minden beállításunk ugyanúgy ott van. Ha vki mégsem kell a listába, vegyük ki a neve mellől a pipát, ha plusszban kell felvinni vkit, keressük meg, pipa majd összeg beírás, majd a végén rendben gomb megnyomás, és a listánk bővült/csökkent. Ha minden rendben van, stimmel az összegünk, a bankszámlaszámok, akkor még töltsük ki a közlemény, és a megjegyzés mezőt (nem kötelező), majd kattintsunk az Utalványrendelet gombra (alt-u).
• Ekkor egy olyan rendelkezés készül, amely pénzforgalomba nem kerül. Ezt a 1423-as menüpontban lehet megtekinteni, ill. a rendelkezést NGSZ számára kinyomtatni (a részletes listát is ki kell nyomtatni!).
   

Itt befejeződik a részben önálló intézmény feladata, és kezdődik az NGSZ-é. (Ha önálló intézményről van szó, akkor mindkettő az ő reszortja.)


NGSZ feladata

• Lépjünk be a 1431-es menüpontba, kattintsunk rá a Választ gombra. Itt sorakoznak azok a rendelkezések, amit a korábban elmondottak alapján a részben önálló intézmény rögzített. Válasszuk ki a megfelelőt, ekkor beemelődnek az adatok (jogcím, partnerlista bruttó összegekkel).
• Kattintsunk a Csoport választás gombra. Uazt a listát megkapjuk, de itt ki lehet tölteni a nettó összeget. Miután mindet kitöltöttük, Rendben gomb. Ekkor ismét a rögzítő felületen vagyunk, ahol ott a lista, most már a nettó összegekkel és összesítővel, lehet ellenőrizni! Ha minden ok, megjegyzés, közlemény mező át lehet írni. Amit a közleménybe írunk, az kerül át a banki utalásnál a közleménybe! Majd Utalványrendelet gombra kattintva elkészül az utalványrendelet. (A rendelkezés eltűnik a listából)
• Ezt az utalványrendeletet igazolni (127,128,129), nyomtatni (1211) kell. Majd mehet utalásba csoportos utalványrendeletként.

Helyesbítő számla készítése (1319)

 

Pénzforgalom nélküli könyvelés helyesbítés

Példa: 13. havi illetmény kifizetése előző év december hónapban kapott intézményfinanszírozásból
 

• Vigyünk fel egy egyszeri utalványrendeletet az 1411-es menüpontban.
• Az elkészült utalványrendeletet le kell igazolni a 127, 128, 129-es menüpontokban.
• Ekkor a 91-es menüpontban (Könyvelői igazolás) látható lesz az elkészült utalványrendelet, ahol az utalványrendelet sorszámára rákattintva helyesbítés felvitelére is van lehetőségünk. A helyesbítés menete a következő:
  
  Bizonylatnem: 30 - Bank helyesbítő
  Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
  Könyvelési esemény dátuma: helyesbítés dátuma
  Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
  Áfakulcs: ÁFA körön kívüli
  Visszaig. ÁFA: üres
  Megjegyzés: intézmény finanszírozási előleg rendezése
  Mozgásnem kód: 220 - Bevétel(Egyéb)
  Szakfeladat: üres
  Tartozik / Követel : T
  Összérték: 100000
  Fökönyvi számok: 48-as függő bevételek számlaosztály megfelelő számlája
  
  Bizonylatnem: 30 - Bank helyesbítő
  Ellenszámla: 321 - Költségvetési elszámolási számla
  Könyvelési esemény dátuma: helyesbítés dátuma
  Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
  Áfakulcs: ÁFA körön kívüli
  Visszaig. ÁFA: üres
  Megjegyzés: intézmény finanszírozási előleg rendezése
  Mozgásnem kód: 210 - Bevétel(Egyéb)
  Szakfeladat: 751922 - Önkormányzatok elszámolásai
  Tartozik / Követel : K
  Összérték: 100000
  Fökönyvi számok: a 941-es számlacsoport megfelelő támogatási számlája
  
  Mindig azt az ellenszámlát kell kiválasztani, amin eredetileg is bonyolódott.
  A pénztári helyesbítés is hasonlóképpen működik, 40-es (Pénztár helyesbítő) bizonylatnemmel.
  
  Pénzmaradvány könyvelése:
  
  1. lépés:
  Bizonylatnem: 70 - Pénzmaradvány
  Ellenszámla: 4993 - Pénzforgalom nélküli költségvetési bevételek és kiadások sajátos elszámolása - egyéb
  Könyvelési esemény dátuma: int. által meghatározott
  Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
  Áfakulcs: ÁFA körön kívüli
  Visszaig. ÁFA: üres
  Megjegyzés: intézmény finanszírozási előleg rendezése
  Mozgásnem kód: 210 - Bevétel(Egyéb)
  Szakfeladat: a megfelelő szakfeladat
  Tartozik / Követel : K
  Összérték: értelemszerüen
  Fökönyvi számok: 981211 - Előző évi működési célú pénzmaradvány igénybevétele
  
  2. lépés:
  Bizonylatnem: 70 - Pénzmaradvány
  Ellenszámla: 4993 - Pénzforgalom nélküli költségvetési bevételek és kiadások sajátos elszámolása - egyéb
  Könyvelési esemény dátuma: int. által meghatározott
  Törzsszám alábontás: adott intézmény törzsszáma
  Áfakulcs: ÁFA körön kívüli
  Visszaig. ÁFA: üres
  Megjegyzés: intézmény finanszírozási előleg rendezése
  Mozgásnem kód: 981 - Pénzmaradvány felh. (42 számlaosztály)
  Szakfeladat: üres
  Tartozik / Követel : T
  Összérték: értelemszerüen
  Fökönyvi számok: 4214 - Előző év(ek) költségvetési tartalék elszámolása
  
  (Használható még:
  42121 - Költségvetési pénzmaradvány - 2001. évi
  42122 - Költségvetési pénzmaradvány - 2002. évi
  42123 - Költségvetési pénzmaradvány - 2003. évi
  42124 - Költségvetési pénzmaradvány - 2004. évi
  42125 - Költségvetési pénzmaradvány - 2005. évi
  42126 - Költségvetési pénzmaradvány - 2006. évi
  42127 - Költségvetési pénzmaradvány - 2007. évi)

Főkönyvi paraméteres listázások (906)

Ebben a menüpontban különféle megközelítési lehetőségekkel információt kaphatunk a kontírozott/lekönyvelt tételeinkről, mely információkat tovább szűkíthetünk és kontírlap formájában ezeket ki is nyomtathatjuk.
Az előszürési lehetőségek a következőek:

• bizonylatnem (tól/ig)
• időszak (tól/ig)
• a lekontírozott, de bankkal még össze nem rendelt, azaz a kitöltetlen dátumok figyelembevétele
• főkönyv (tól/ig)
• szakfeladat (tól/ig)
• részletező (tól/ig)
• előirányzatkód
• intézmények
• könyvelt/kontírozott/könyvelt és kontírozott tételeket hozzon fel

Fontos ! A program csak azokat a szűrési mezőket veszi figyelembe, ami ki van "pipálva" az előtte lévő kis jelölőnégyzetben !
A tól-ig tartományt csillag nélkül kell megadni pl.: Főkönyv : 311 - 321 (a 311 és 321 közötti főkönyvek listáját kapjuk beleérve a 311 és 321-es főkönyveket is)

Példa főkönyvi tartományok beállítására:
A kezdőfőkönyvnek kisebbnek kell lennie a végfőkönyvnél, ezért ha a kezdőfőkönyv "jobban" alábontott, mint a végfőkönyv, akkor az utóbbit ki kell egészíteni annyi helyiérték 0 v. 9-es számjeggyel, amennyivel alábontottabb az előbbi.
Pl.: 171121 - 1811 közötti tartományt kell lekérdezni, és azt szeretnénk, hogy a 1811 alábontásai már ne szerepeljenek a listában, akkor 0-val, ha azt szeretnénk, hogy szerepeljenek, akkor 9-essel kell kiegészíteni a végfőkönyvet.
Így az előbbi esetben 171121 - 181100, az utóbbiban 171121 - 181199 kell beírni.

Intézmények kiválasztásánál meg kell jegyezni, hogy amennyiben több intézményi egységet szeretnénk összesítve látni, úgy lehetőségünk van a Ctrl billentyű és az egér közös használtával többet is kijelölni.
Így ha például egy adott intézménynél a gyűjtőre vagyunk kíváncsiak, akkor nincs más dolgunk, mint az összes intézményt kiválasztani.

Amennyiben csak egy konkrét főkönyv egyenlegét szeretnénk megnézni, úgy a főkönyv tól-ig tartományába írjuk be a megfelelő főkönyvet. Pl.: Főkönyv : 321 - 321 (a 321-es főkönyv egyenlegét kapjuk a megadott szűrési feltételek függvényében)

Pénztári nap alakulása

Most már kétféle módon lehet beállítani az utalványrendelethez tartozó pénztári nap alakulását.
Alapértelmezetten minden pénztárkönyvhöz az van beállítva, hogy a pénztári nap a zárás dátuma legyen. (Tehát azon utalványrendeletek, amik adott időszaki pénztárkönyben vannak, az adott időszak zárásának dátumát kapják meg pénztári napul).

Elsősorban önálló intézmények átállíthatják most már a 61-es menüpontban. A módosít gombra kattintva az adott pénztárkönyvnél átállítható a zárás dátuma a pénztárbizonylat keltére. Onnantól kezdve az utalványrendelet kapcsoláskor, ill. záráskor annak a pénztárbizonylatnak a dátumát kapja, amelyikhez kapcsolva lett. Ha csoportos, akkor a pénztárbizonylatok között szereplő legkésőbbi dátumot kapja.

A korábbi tételek (amik már eddig szeptember óta elkészültek) átalakítását ilyen módon e-mailen kérhetik tőlünk az önálló intézmények: iroda@ritek.hu - ra küldjék a kérésüket. A tárgyban jelezzék: pénztári nap átállítás. A levél tartalmában szerepeljen, hogy pontosan mekkortól, és meddig javítsunk visszamenőleg. Illetve, hogy a már lekönyvelt tételeket is javítsuk, vagy azokat hagyjuk ki. Meg még esetlegesen egyéb szempontokat is lehet kérni.

A javítást kb. 1-2 napon belül elvégezzük, és válasz e-mailben jelezzük, ha elkészült.

Értéknap(Bank/Pénztári nap) és a kontírozás dátuma (906-os menü)

Fontos tudni, hogy az értéknap az utalványrendelethez kapcsolódó dátum.
A dátum meg a kontírhoz kapcsolódó dátum.
Könyvelés után (átemelés könyvelésbe 92), már mindkettő ugyanaz, ugyanis az értéknappal felülíródik a kontírozás dátuma!
Így pl. a 906-os menüpontban az a különbség a két választás között (értéknap - kontír dátuma), hogy ha az értéknapot választjuk, akkor csak azok a lekönyvelt tételek fognak megjelenni, amikhet utalványrendelet kapcsolódik (pl. bérkontír nem). Ha viszont a kontír dátumát választjuk, akkor mind az utalványrendeletes, mind az azon kívüli tételek is benne lesznek a listában, tehát ezt érdemesebb választani.

Kivétel a helyesbítés, ami azt a dátumot kapja meg, amit mi beírunk helyesbítéskor.

Intervallum szűrés, + egyéb extra szűrési lehetőségek

Numerikus mezők esetében (pl. sorszám, összeg) lehetőség van intervallum szűrésre. Pl.
1000-2000
Lista frissítése után az 1000 és 2000 közötti értékek fognak kilistázódni.
Minden mezőnél lehetséges több érték lekérése, pl. mondjuk jogcím kódnál:
=(201|91)
Ekkor mind a 91 mind a 201-es jogcímkódok kilistázódnak. (Lehet többet is felsorolni |-al elválasztva)
Ill. lehet ezeket vegyíteni:
=(1000-2000|2005|2009)
Ennek jelentése: 1000 és 2000 közötti értékek + 2005 + 2009.
Lehet próbálkozni! :)

Kontírozásnál a nettó és az áfa kapcsolódása

Kontírozásnál a nettó, és az áfa a rendszeren belül összekapcsolásra kerül. Ez fontos pl. az áfa analitika pontossága, helyessége miatt.

Eddig több bonyodalmat okozott, hogy ez a kapcsolódás nem volt megfelelő. Gyakran előforduló hibák:
 

• Egy áfával rendelkező nettó nem kapcsolódott semmilyen áfás tételhez. (az kevés, hogy ránézve látjuk, hogy annak az az áfája, ezt a programmal is tudatni kell)
• Egy áfával rendelkező áfa meg kapcsolódott vmilyen nem hozzá tartozó áfához.
• A nettó rossz áfához kapcsolódott. stb.
  
  Ezért kontírozásnál mostantól látni fogjuk ezeket az összefüggéseket, hogy a program hogy gondolja, mi mihez kapcsolódik. Ezt mi úgy látjuk, hogy sorrendben jönnek egymás után a nettó-áfa, nettó-áfa,... tételek, páronként más színnel jelölve. Tehát ha két tétel közvetlenül egymás alatt van ugyanolyan színnel jelölve, akkor a felül levő a nettó, az alul levő a hozzá kapcsolódó áfa. Ha egymás után következő tételek más színnel vannak jelölve, akkor azok nem kapcsolódnak egymáshoz.
  
  Így már rögtön kontírozáskor láthatjuk, ha vmi a program szerint nem úgy kapcsolódik, ahogy mi szeretnénk. De ezen tudunk változtatni.
  
  A jobb oldalon található két új oszlop: N(ettó), Á(fa). Ha két tétel nem kapcsolódik egymáshoz, de kellene, akkor a következőképp kapcsolhatjuk össze őket: Jelöljük ki a nettó tételt az N oszlopában, az áfa tételt az Á oszlopában, majd kattintsunk a Nettó-áfa összekapcsolása gombra. Ha a két tétel valóban összetartozó (megegyezik az áfakategóriájuk, összegre max 5Ft-os eltérés van a számolt és a tényleges nettó érték között, és az áfa tényleg áfás, a nettó pedig nem áfás tétel (bontásuk ill. főkönyvük alapján)), akkor össze fognak kapcsolódni. Ezt rögtön látni is fogjuk, mert egymás után lesznek rendezve azonos színnel.
  
  Olyan is előfordulhat, hogy a program olyan tételt gondol egy nettó áfájának, ami nem is az. Ekkor jelöljuk ki az áfát, és ha tényleg hibás tétel, akkor kattintsunk az Áfa törlése gombra. Ekkor a kapcsolat megszakad (maga a tétel nem törlödik), más színnel lesznek jelölve, ha egymás után jönnek, de az is megeshet, hogy nem is egymás után fognak következni. De ezekből már mind látjuk, hogy különváltak.
  
  Ezek ellenőrzése tehát elsősorban a hibátlan áfa analitika miatt fontos!

Partner név, cím, bankszámlaszám módosítás

Csak bizonyos felhasználók módosíthatnak közvetlenül már felrögzített partneradatokat, a következő okból kifolyólag:

Ha rögzítünk egy partnert, viszünk fel hozzá számlát, és később változik a neve, címe, stb, akkor az új számlán már ezekkel az adatokkal kell szerepelnie, de a régin meg kell maradnia a régi adatokkal.

Ezért még ha csak rontás történt is, akkor is csak új nevet, címet, ill. bankszámlaszámot lehet adott partnerhez rögzíteni. Ekkor bármely partneres listában meg fog jelenni az előző, ill. az újként felrögzített változat is.

Ha egy partnernek pl. új címet rögzítünk (23 : új cím felvitele), akkor ugyanúgy megmarad a bankszámlaszáma, ill. a neve.

Új név felvitele: 22.
Új bankszámlaszám felvitele: 24.

 

Egy bankszámlaszám csak egy partnerhez vehető fel!

Miért nem kezel a rendszer külön vevői, ill. szállítói partnereket?

Annak a megoldásnak, hogy a partnereket nem osztjuk vevők és szállítók csoportjára több előnye is van. Például nem történik adat duplikálás annak folytán, hogy ugyanazon partnert esetlegesen fel kell venni a szállítók és a vevők közé is, ezzel helyet és erőforrást spórolunk. Vagy, ha egy partner adatai változnak, akkor elegendő egy helyen megváltoztatni. Tehát véletlenül sincs arra lehetőség, hogy egyik helyen megtörténik a változtatás, míg a másik helyen feledésbe merül, ezzel később ellentmondás alakulhat ki, vagy megnő a hibaejtés lehetősége.

Hogyan tudom utólagosan módosítani az elrontott zárás dátumát a pénztárban?

Lehetőség van a már lezárt pénztári időszak zárás dátumának módosítására, a 635-ös menüpontban, miután kiválasztottuk a megfelelő idoszakot, fenn átírható a dátum, és a Módosít gombra kattintva módosul, vele együtt az utalványrendeletek bank/pénztár napjai is megfelelően.
Csak azon időszakok zárás dátuma módosítható, amelyikekhez kapcsolt utalványrendeletek egyike sincs lekönyvelve, és ha az utalványrendelet bank/pénztári napnak a zárás dátumát kapja. Egyéb esetben a módosításra nincs lehetőség.

A 2005. évi pénzmaradvány könyvelése 2006. évben módosult államháztartási és számviteli jogszabályok könyvelése miatt.

Az elvonás ez Egyéb folyó kiadásról átkerül az Előző évi előirányzat-maradvány, pénzmaradvány átadása, a Kiegészítés, az Előző évi előirányzat-maradvány, pénzmaradvány átvétele főkönyvi számlára.

A pénzmaradvánnyal kapcsolatos teljesítési adatok könyvelése:
(Könyvelése a 99-es menüpontban)

1.)Elvonás nyilvántartásba vétele
T 4211 Költségvetési tartalék elszámolása
K4214 Előző év(ek) költségvetési tartalékának elszámolása

2.) Jóváhagyott pénzmaradvány nyilvántartásba vétele
T 4211 Költségvetési tartalék elszámolása
K4212 Költségvetési pénzmaradvány

3.)Elvonás utalása
T 37221 Előző évi, működési célú előirányzat-maradvány, pénzmaradvány átadás ei. teljesítése
T 37222 Előző évi, felhalmozási célú előirányzat-maradvány, pénzmaradvány átadás ei. teljesítése
K 321 Költségvetési elszámolási számla
(Megbontás a pénzmaradvány elszámolás alapján)

4.)Kapcsolódó tétel
T 4214 Előző év(ek) költségvetési tartalékának elszámolása
K981212 Előző évi előirányzat-pénzmaradvány igénybevételének ei kapcsolódó tétel működésre
K 981222 Előző évi előirányzat-pénzmaradvány igénybevételének ei kapcsolódó tétel felhalmozásra

5.)Pénzmaradvány kiegészítés
T 321 Költségvetési elszámolási számla
K 46321 Előző évi, működési célú előirányzat-maradvány, pénzm.átv. ei. teljesítése
K 46322 Előző évi, felhalmozási célú előirányzat-maradvány, pénzm.átv. ei. telj.

(Megbontás a 2005. évi beszámoló 09. űrlap 01 és 02. sora szerint)

6.)4211. főkönyvi számla egyenlegének átvezetése
T 4214 Előző év(ek) költségvetési tartalékának elszámolása
K4211 Költségvetési tartalék elszámolása


Előirányzat könyvelése
(Könyvelése 96-os menüpontban )

Előző évekhez képest változás, hogy az elvonás összegével módosítani kell az előirányzatot.

1.)Elvonás
T 497 Előirányzatok évközi elszámolása
K37211 Előző évi, működési célú előirányzat-maradvány, pénzmaradvány átadás előirányzata
K 37212 Előző évi, felhalmozási célú előirányzat-maradvány, pénzmaradvány átadás előirányzata

2.)Pénzmaradvány igénybevétele
T 981211 Előző évi működési előirányzat-, pénzmaradvány igénybevételének előirányzata
T 98122 Előző évi felhalmozási előirányzat-, pénzmaradvány igénybevételének előirányzata
K 497 Előirányzatok évközi elszámolása

3.)Pénzmaradvány igénybevétele
T 497 Előirányzatok évközi elszámolása
K 1,3,5 Kiadási előirányzatok

Hogyan kell évet nyitni?

1. Bejövő számlák esetében:

A 2007. évben érkezett és 2007. évi kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó számlák esetében több megoldás van:
a) - fel kell rögzíteni a kötelezettségvállalást, mert enélkül nem lehet a számlát érkeztetni (kivéve ha 50.000 alatti)
   - ezután bejövő számlaként rögzíteni kell a rendszerben, innentől a számla útja ugyan az.
b) - semmit nem rögzítünk a számlából, hanem egyszeri utalványrendeletet készítünk, amelyen megjelöljük, hogy melyik előző évi számláról van szó. A két változat attól függ, hogy a kötelezettségvállalás kizárólag ehhez az
egy számlához van, vagy több számla is érintett lehet a későbbiekben, illetve ha ez a kötelezettségvállalás a 2008. évi előirányzat terhére van, akkor az a) változatot javaslom. Ha ez a kötelezettségvállalás nem ez évi, illetve nincs további számla, akkor a b) megoldással semmilyen duplázódás nem lesz.

2. Kimenő számlák esetében:

A 2007. évben egy másik rendszerben kiállított számlákhoz a KASZPER-ban egyszeri bevételi utalványrendelet készítése szükséges a banki összevezetés végett, papír alapon az utalványrendelet mögött a régi számla
van.

Nyitás:

A 94-es menüpontba kell felrögzíteni a 491-es számlával szemben a
TATIGAZD-ból megkapott záró főkönyvi kivonatot.
A nyitó napló számai:
15- bank
25- pénztár
55- összes többi
Ellenszámla: 491
Mozgásnem kód: 1 - Január 1-i nyitás
Részletező kód: nem szükséges (a részletező kód a pénzforgalmi
könyvelésnél használatos bizonyos feladatok, finanszírozások
elkülönítésére, de amennyiben a nyitó tételek között van olyan, amire
valamilyen elkülönítés használatos természetesen lehet a rögzítésnél
alkalmazni)
Bontás: nem lehetséges
T/K, Összeg: a bizonylatnak megfelelően
Dátum: 2008-01-01
A 491 nulla legyen.

- előző évben kiadott előleg esetében, elszámoláskor, az előleg visszavételnél nem kell kiválasztani azt a funkciót, hogy Előleg: Igen, így a nyilvántartás a bevételt sem fogja hozni. Az előleg nyilvántartás pontos működéséhez, csak azoknál a tételeknél szabad használni, amelyeknek mindkét a kiadás és a bevételi lába is megvan a rendszerben.

Könyvelt tételek módosításának (sztornó számla stb.) problémája analitika szempontjából.

Ez a pénzügy szempontjából problémás, itt arról van szó, hogy ha könyvelt tétel sztornózásra kerül majd készül egy új számla, azt nem tudjuk pénzügyi teljesítéshez kapcsolni, mivel le van könyvelve. Tehát nem azért kerül sztornózásra a számla, mert vissza kell utalni a pénzt, hanem mert maga a számla rosszul lett kiállítva. Most az ilyen számlák hátralékosak (pedig valójában nem) és így nem jók bizonyos jogcímeknél a nyitó értékeink.

Megoldása (a Szegeden használt megoldás):

Ha egy pénzügyileg teljesített számla stornózásra kerül, akkor az ahhoz tartozó utalványrendelet és kontírozás megmarad.
A stornózáshoz készül egy kiadási utalványrendelet (ellentétes előjel), amivel a könyvelést rendbe, 0-ra lehet hozni.

1. Az eredeti utalványrendeleten helyesbítjük a kontírozást (93. menü), és
átvezetjük a teljesítést függő bevételekre, vagy függő kiadásokra (attól
függően, hogy kimenő, vagy bejövő szláról van-e szó).

2. Készítünk egy egyszeri utrendet a számla összegével, de ellenkező
előjellel, ami az előbbi függő tétel ellenpárjaként szolgál. (tehát, ha az
1. pontban függő kiadásra könyveltünk, akkor ez az utrend bevételi lesz,
függő bevétel esetén kiadási)

3. Az új szlához is elkészítjük az utrendet.

4. a 118-as menüben összekapcsoljuk a 2. és 3. pont utrendjeit, így kapunk
egy nullás utrendet, ezt kontírozzuk a 91-es menüben, majd lekönyveljük.
Így teljesül az új számla is, és nem rontunk a könyvelésen sem.

Könyveléstechnikailag:
1. bejövő szla esetén: K 1/5 - T 32
K 32 - T 39
Kimenő szla esetén: T 9 - K 32
T 32 - K 48

4. bejövő szla esetén: K 39 - T 32
K 32 - T 1/5
Kimenő szla esetén: T 48* - K 32
T 32 - K 9*
 

Az ÁFA analitikát, hogyan tudjuk lekérdezni?