3.Ellenőrzési feladatok

A kulcsfelhasználónak az Etelka modul bevezetése, használata során ismétlő ellenőrzési feladatai vannak.

Bevezetéskori ellenőrzés,

 -Az Etelka modul bevezetése során több lépésben végez a kulcsfelhasználó ellenőrzési feladatokat.

A felhasználók által előkészített táblázatokat alaki. tartalmi szempontból ellenőrzi és küldi tovább feldolgozásra a RITEK Zrt részére.

A RITEK Zrt a kapott táblázatok adatait feldolgozza, melyek helyességéről a kulcsfelhasználó és a felhasználó gazdasági vezetésének feladata meggyőződni, a helyességről jegyzőkönyvben nyilatkozni. A feladatok részletes leírását a ETELKA_utmutato_1199.pdf tartalmazza.

Átszervezések, reformok

– Ezen időszakokban jelentős teher hárul a kulcs felhasználókra, mivel
– Számos ponton kell módosítani a rendszer beállításokat,
– Meg kell szervezniük az intézmények átszervezéssel kapcsolatos feladatait,
– Le kell ellenőrizniük az új beállításokat
– És mindezt általában rövid idő alatt.

 Havi ellenőrzések,

 Időszakok lezárása, Új időszakok kezdete (új év, új tanév)

– Az elszámolási időszakok lezárása és új időszakok megkezdésekor többlet
adminisztráció hárul a kulcsfelhasználókra.
– A beérkezett módosításokat át kell vezetni a rendszer beállításain (pl.: új
szolgáltatói árak)
– Valamint ellenőrizni kell, hogy az időszakot megfelelően zárta-e minden
intézmény és készen áll-e az új időszak megkezdésére.
– Az esetleges problémák megoldásában segédkezniük kell.

A leírás a kulcsfelhasználók és a felhasználók részére is készült. Kérjük a felhasználókat, hogy saját érdekükben renderesen végezzék saját területükön az ellenőrzési munkákat. A kulcsfelhasználóknak mindig ajánlott elvégezni az ellenőrzési munkákat.

Az ETELKA 4140 menüpontját az intézmény  az adott havi utolsó pénzbeszedési napjának zárását követően és a könyvelési nap előtt (adott hó utolsó napja előtti nap) ellenőrzi a záratlan tagokat. Ha mindenki az utolsó napra hagyja az ellenőrzést, akkor a rendszerben túlterhelés miatt fennakadások lehetnek. A megjelölt időszakban - ha már nem történik beszedés az intézménynél, és a pénzbeszedési napok zárása is megtörtént - bármikor elvégezhetőek az ellenőrzések.

  A mentés előtti napokban  végzendő feladatok:

 1.                    4140 menüpontban tagok havi listájának ellenőrzése. FONTOS!! Mindenképpen ellenőrizzék le és az esetleges tartozásokat és a lezáratlan tagokat rendezni kell!

2.                    4141 menüpontban támogatás ütközés ellenőrzése.

3.                    4142 menüpontban tagtípus-korosztály rendelés ütközés lista ellenőrzése.

4.                    4143 menüpontban könyvelési (nevelési hely) lista ellenőrzése.

5.                    4144 menüpontban rendelés ütközések ellenőrző listája!

6.                    4134 menüpontban a HÉJ tábla adatainak ellenőrzése!

 Amennyiben hibát észlelnek vagy a 4141, 4142, 4143 menüpontokban tag jelenik meg, kérem, azonnal jelezzék a  RITEK Zrt. felé további tájékoztatás miatt.

  Havi élelmezés jelentés ellenőrzése:

  
A 4134 menüpontban étkezési időszakra vonatkozóan, az aktuális havi élelmezés jelentés által kimutatott adatokat (ellátottak esetében előfordul, hogy a dotáció 37,5% kiválasztása elmarad, a tag közben normatívára jogosult így több normatíva kerül elszámolásra) ellenőrizni szükséges a végleges rendelés automatikus zárása előtt. Eltérés esetén zárás előtt javítani kell a tag támogatását.

Ellenőrzés menete: 4134 menüpont, étkezési időszak kiválasztása, étkezési telephely kiválasztása, könyvelési időpont: aktuális, napi elszámolás fül, kimutatás elkészítése gombra kattintva elkészül a kimutatás. A képernyőn a létszámra rákattintva meglehet nézni, mely tagot, tagokat érinti az elírás (nincs 37,5% dotáció feltüntetve a táblában üres az oszlop, de adag és létszám van hozzárendelve), a tag támogatásánál kell javítani. A végleges havi rendelések mentése előtt a javítást el kell végezni, hogy a normatíva összege megfelelően legyen lekönyvelve, és az utólagos javítások elkerülése végett.

Nyomtatás menete: 4134 menüpont, étkezési időszak kiválasztása (pl. jelen esetben 2012. szeptember hó), étkezési telephely kiválasztása, könyvelési időpont kiválasztása (mindig adott hónap első napja), napi elszámolás fül kiválasztása, kimutatás elkészítése gombra kattintva elkészül a kimutatás, majd nyomtatás.

Rendelések:

Előzetes havi rendelések:

Mentés folyamata: 4140 menüpont tagok ellenőrzése > 140 menüpont tagok zárása (ingyenes étkezőket is) FONTOS ELŐRENDELÉSEK NE MARADJANAK BENT azoknál, akik nem fizettek > 4111 menüpontban aktuális hónap kiválasztása > előzetes havi rendelés fül > baloldalon "szolgáltató " kattintás > majd étkezés típusválasztás (normált, és diétást külön kell menteni) > a képernyő alján végleges rendelés készítése gombbal történik a mentés.

Végleges havi rendelések:

A nyomtatás menete: 4111 menüpontban aktuális hónap kiválasztása > SZÁMLÁZÁSI NÉZET KIVÁLASZTÁSA > összesített havi végleges rendelés fül > TELEPHELYRE kell kattintani > DIÉTÁS vagy NORMÁL fül kiválasztása > Nevesített gomb megnyomása (képernyőn lévő táblázat bal felső sarka) > majd végleges rendelés nyomtatása. Ellenőrizzék le, hogy a hónap minden napja szerepel-e a listában!

Az ügyintéző által végzendő feladat a nyomtatást követően:

4134 menüpontban az aktuális havi élelmezés jelentés által kihozott adagszámok összeegyeztetése (mindig egyeznie kell) adott havi összesített végleges rendelés (4111 menüpont számla melléklete) adagszámaival. Ha eltérés van azonnal jelezni kell a RITEK ZRT. felé.

      Év eleji induláshoz kapcsolódó ellenőrzések

A kulcsfelhasználó év eleji teendőinek részletes leírását a Évnyitás feladatai ismertetőben részleteztük.