*** 2 Költséghelyi leltározás

előzmények: Leltározás folyamata 

Intézményen belül a leltározást helyrajzi számonként végzik. Ez több -féle variációban is elképzelhető.

• lehet az intézmény maga egy költséghely,

• tartozhat az intézményhez több intézmény és azoknak lehet több költséghelye önmagán kívül is

Jelen leírás csak a leltározás azon részét ismerteti ami a költséghelyen történik.

A leírás feltételezi, hogy a leltározást a számviteli terület már előkészítette:

• a KATI modulban leltározást indított,

• elkészítette az induló leltáríveket, melyek csak az adatbázisban talált adatokból a vélhető -megtalálható eszközöket sorolja fel mennyiség nélkül segítségként,

• azokon a költséghelyeken, ahol az eszközökön már van vonalkód, fel kell készülni olyan esetekre is, amikor fellelt eszközön nincs vonalkód, ezért rendelkezésre kell, hogy álljon a javaslatunk szerint az új fellelt eszköz azonosításához szabad felhasználású vonalkódbélyeg, amelyet a számvitel biztosít,

• azokon a költséghelyeken, ahol az eszközökön még nincs vonalkód, a következő leltár könnyítésére ajánljuk, hogy a leltározáshoz szerezzék be a felragasztható vonalkódokat, melyeket majd leltározás közben fel lehet az adatbázisba rögzíteni (vonalkód leolvasó segítségével) illetve fel kell ragasztani az eszközre, amennyiben lehetséges,

• a leltározást végző személyek (leltározó, ellenőr) megfelelően jogosítva vannak a KATI- modulban

A készített leírás alkalmas a leltározott tételek talált mennyiségeinek berögzítésére, vonalkód alapján történő beazonosítására, valamint a hiányok és a többletek rögzítésére is.

A leírás nem tartalmazza a selejtezés és az egyéb leltározási szabályzat szerinti kézi listák, jegyzőkönyvek készítésének ismertetését, csak a KATI modullal támogatott területet mutatja be.

A feladatokat a továbbiakban ismertetettek szerint ajánljuk végezni:

1. Leltározás (rendelkezésre állnak az induló leltárívek, melyek csak az adatbázisban talált adatokból a - megtalálható eszközöket sorolja fel mennyiség nélkül segítségként,továbbá lehetséges vonalkód olvasó a számítógéphez van kötve – üzemképes állapotban van és a leltározók rendelkeznek a megfelelő jogosultságokkal)

• KATI-menüben 583 menüpont indítása,

• kiválasztja az intézményt,

• kiválasztja a leltározandó költséghelyet (helyrazi számokat figyelemmel kísérve), és megnyitja azt – azonosítóra kattint,

• a képernyőn megjelenő, felkínált sorok tartalma szerint végzi a leltározást,

• egyezőség – megtalált eszköz esetén a sor végén található mennyiség mezőt 1-rre állítja, találat hiányában 0 érték marad a mennyiség mezőben,

• listában nem létező új tételt talál

• az eszközön van vonalkód

• képernyőn új keresés gombra kattint, majd a vonalkódot leolvassa és rendben gombbal rögzíti. Eredménye lehet, hogy

• a tételt megtalálja és a leltárban vezeti fel,

• a tételt megtalálja de már felleltározásra került ugyanezzel a vonalkóddal, a teendő az alábbi:

• az új beazonosított eszköz „fellelt” eszköz lesz,

• kapjon új vonalkódot új azonosítóként,

• a „lakat” ikon alatti sárga mezőbe kerüljön rögzítésre az eredeti vonalkód és az az eszközmegnevezés is – költséghely azonosítókkal együtt, amely megegyezett vele.

• vagy a tételt nem találja és „fellelt” eszközként rögzíti fel (leírása alább megtalálható)

• „ fellelt eszköz” (képernyő jobb alsó sarkában található gomb)gombra kattintva megjelenő új képernyőn felrögzíthet. Képernyőn minimálisan a „megnevezés” mezőt kérjük kitölteni, a többi mező kitöltése nem kötelező. Mentés gombra kattintva az új eszköz bekerül a többi tételek közé. Az új tételhez tartozó további, egyéb megjegyzésekre ajánljuk kattintson a tétel megnevezés mező alatt található „lakat” ikonra, kattintást követően megjelenik egy sárga mező, melybe tetszőleges szöveg írható a további beazonosítás céljából. A teljes tételes leltározás és annak rögzítését követően újra nyomja meg a „mentés” gombot. Figyelem a megjelenő képernyőn nem látszanak a fellelt rögzített tételek! Ezek nem vesztek el, bármikor megtekinthetők az 584-es menüpontban a leltárellenőrző ív fülön (ismertetését – használatát a 2. es pontban a továbbiakban írjuk le)

• a leltározás befejezését követően a „kitöltött leltárív nyomtatása gomb hatására a leltározási adatok listában nyomtathatóvá válnak. A kinyomtatott listát a leltározók kézjegyükkel hitelesítik.

• külön felhívjuk a figyelmet: amennyiben a net-elérés nem áll rendelkezésre, a rendszer csak az utolsó eszközt jegyzi meg, a működéshez szükséges a net-elérés (a rendszer internet alapú).

2. Leltár ellenőrzése (584 menüpont kezelése)

• leltárellenőrzéssel megbízott személy az intézmény leltározási szabályzatában foglaltak szerint köteles az ellenőrzés végezni tételesen vagy szúrópróba szerűen.

• Az ellenőrzés során a vonalkód szerint a vonalkóddal megjelölt eszközt vagy a vonalkód nyilvántartóban (amennnyiben ez rendelkezésre áll) rögzített kódok alapján egyezteti a véglegesített leltárívek adataival.

• a KATI-modul 584-es menüpontjában dolgozik

• fordulónap szerint kiválasztja az azonosítót,

• szűrőfeltételek fülön beállítja-szűri az ellenőrizendő adatokat – tételsorokat (nem kötelező)

• leltárellenőrző ív fülre kattintva megjelenik a leltárellenőrző jelentés adattartalma, melyen igény szerint további szűkítéseket végezhet.

• a listában lévő adatokat a valóságban találtakkal hasonlítja

• eltérés esetén az eltérést írásban rögzíti a leltározási szabályzatban leírtak szerint, majd a kilistázza a „leltárellenőrző kimutatást” és az eltérések listáját mellé tűzi,

• teljes egyezőség esetén kilistázza a „leltárellenőrző kimutatást”

• a készített listákat kézjegyével hitelesíti.

• Az aláírt listákat továbbítja az intézmény vezetőnek a leltározási szabályzatban rögzítettek szerinti tovább feldolgozásra.