*** Leltározás folyamata

1.Rövid ismertetés

A leltár egy jegyzékszerű kimutatás, amely a gazdálkodó eszközeit és forrásait egy adott fordulónapra vonatkozóan – mennyiségben és értékben is – tételesen felsorolja. A leltár az a dokumentum, amely a gazdálkodó mérlegét alátámasztja. A leltár előállításának folyamata a leltározás, amely a leltározás tárgyától függően fizikai tevékenységekből (tételes számlálás, mérés), vagy a bizonylatok egyeztetéséből áll.

Számlálással vagy méréssel történik például a tárgyi eszközök és készletek leltározása.

Magyarországon, a költségvetési szervek esetében a leltárral és a leltározással kapcsolatos előírásokat a 2000.évi C. számú törvény, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000 (XII.24.) sz. Korm.rend. vonatkozó paragrafusai tartalmazzák.

Ezen dokumentum a KATI modul leltározás menüpontjainak bemutatására, használatának ismertetésére készült.

2.Leltározás folyamata – logikai vázlat

Jelmagyarázat:

• „Sárga téglalap”: menüpontok, leltározás funkcionális lépései

• „Hullámzó téglalap”: nyomtatványok

• „piros téglalap”: magyarázószöveg

• „nyilak”: a lépések sorrendjét, egymásutániságát szimbolizálják

3.(581MP) Leltározás indítása – megtekintése - lezárása

Leltározások listázása

Ezen e felületen az intézményen belül elindított leltározások láthatóak. Lehetőség van az egyes leltározások azonosítóira kattintva megtekinteni a leltározásokban található leltári íveket.

Leltározások lezárása

Ha elkészültek a leltározók a leltározással, vagyis készült egy vagy több leltári ív, azok ki lettek töltve, készült ellenőrző ív, akkor van lehetőség lezárni a leltározást ezen a felületen.

   Ha még nem lett kitöltve a leltár, vagy nincs leltári ív, vagy nem lettek mind kitöltve, vagy leellenőrizve, akkor nem lehet lezárni a leltározást.

4.(582MP) Leltári ívek szerkesztése

Itt van lehetőség leltári ívek létrehozására az egyes leltározásokhoz. Intézmény választása után, ki kell választani az érintett leltározást, majd ezen a felületen az új leltári ívre kattintva létre lehet hozni s szükséges leltári íveket a leltározáshoz.

Ezen a felületen látható az összes leltári ív a leltározáson belül. További lehetőség, hogy lehet létrehozni kimaradt eszközökről speciális leltári ívet, amelyen az összes olyan eszköz szerepelni fog, amelyek még nem szerepelnek egyik leltári íven sem a leltározáson belül és belesnek a leltározott eszközök körébe.

A kiegészítő leltári ívet is lehet tovább szűrni, de ebben az esetben elveszíti azon tulajdonságát, hogy csak a kimaradt eszközökre vonatkozzon, így hagyományos leltári ívvé alakul. Ebben az esetben lehetőség van újabb kimaradt eszközkörös leltári ívet létrehozni. Ha nincsenek további olyan eszközök a leltározáson belül, amelyek nem szerepelnek egyik leltári íven sem, akkor a kiegészítő leltári ív létrehozására nincs lehetőség.

Az „Új leltári ív” gombra kattintva az alábbi felület lesz látható, ahol a megnevezés mező kötelező kitöltése után, valamint további szűrések, csoportosítások, rendezések megadásával van lehetőség testre szabni a leltári íveket.

A „Tételek listázása” gomb megnyomására megjelennek a feltételeknek megfelelő eszközök. Lehetőség van a feltételek módosítására vagy új feltételek megadására is, de az új eredmény csak akkor jelenik meg, ha újra megnyomásra kerül a „Tételek listázása” gomb. Ezeken felül megtalálható egy „Lezárás” gomb, amely gomb megnyomásának hatásával jelezhető, hogy a leltári ív kialakítása elkészült. További szerkesztésre csak az után van lehetőség, ha a „Felnyitás” gombbal felnyitásra kerül az ív. Viszont le kell zárni az íveket ahhoz, hogy ki lehessen őket tölteni, majd ki lehessen értékelni azokat a későbbiekben.

Ha mindezek megtörténtek, akkor a következő menüpontban (583) a lezárt leltári ívek kitölthetők a leltározott tényadatokkal. Ennek többféle módja és eszköze áll rendelkezésre, melyekkel az alábbiakban foglalkozunk.

5.(583MP) Leltári ívek kitöltése

Ezen a felületen lehetőség van a leltári íven szereplő eszközök és fellelt eszközök leltári ívének nyomtatására üres, és kitöltött állapotban. A különbség az, hogy az üres leltári íven nem szerepelnek a mennyiségek, hiszen ebben az esetben a leltározók a kinyomtatott papírra vezetik fel a tapasztalt tényadatokat, melyeket később rögzíthetnek a rendszerbe.

• Leltározás adatai – leltározás és leltári ív azonosító adatai, jellemzői

• Keresőpanel ki/be kapcsolása

• Autó 1db – vonalkód-olvasó működtetése esetén, ha beállított, akkor az olvasóeszköz által beolvasott vonalkódokkal azonosított sorokhoz – 1db-al – hozzárendeli a megtalált mennyiséget, mentést végez, majd visszatér az alapértelmezett leltári ív eszközlistája képernyőre.

• Zároltak(is) láthatóak, beállított esetben

• Vonalkód – kereső vonalkód alapján (is) keres

• Költséghely – kereső költséghely alapján (is) keres

• Hang – hangjelzés engedélyezése, nem kell folyamatosan figyelni az elektronikus leltározás közben a képernyőt, mivel a műveletek eredményéről hangjelzéssel is lehet tájékozódni.

• Leltári szám – kereső vonalkód alapján (is) keres

• Szobaszám – beállított esetben a felület bővül, csak a szobaszám alapján való keresést lehetővé tevő beviteli mezővel

• Oszlopok ki/be kapcsolása – oszlopok megjelenítésének szabályozása. Bekapcsolt esetben hivatkozott oszlop megjelenik lista képernyőn.

• Műveleti napló – a legutolsó néhány művelet eredményét mutatja, időrendi sorrendben

5.2.Eszköz adatok

Lista felület célja a leltárív sorainak megjelenítése, a megtalált eszköz mennyiségek rögzítésének lehetővé tétele. A táblázat lapozható, ill. meghatározható az egyszerre látható sorok száma.

Abban az esetben, ha mennyiségrögzítés történik (valamely mezőbe beírásra kerül pl.: 1), mindenképpen szükséges a felület alsó területén található „Mentés” gomb alkalmazása, az adatok elmentéséhez. Ellenkező esetben az adatok nem kerülnek be a rendszerbe. Természetesen nem szükséges minden egyes beírás után megnyomni a jelzett gombot, egy oldal kitöltésének végén is elég menteni.

Fontos megemlíteni, hogy a „Fellelt eszköz” nyomógomb alkalmazásával van lehetőség olyan eszköz tulajdonságainak rögzítésére a leltári ívre, amely nem szerepel a leltári íven, de a leltári ív feltételrendszerének megfelel.

5.3.Fellelt eszközök

A lista felület célja a fellelt eszközök megjelenítése, az érintett tételekkel való munkavégzés.

• Szerkeszt – a sor adata szerkeszthető, megnyomása által felnyílik módosításra.

• Törlésre jelölés – megjelöljük törlésre a fellelt eszközt, amely törlés később elvégezhető (lásd: „Fellelt eszköz törlése”).

5.4.Bevitel folyamat vonalkód-olvasó eszköz használatával

Az eszköztáblázat felett található bal oldali általános keresőmezőben megadható az eszköz vonalkódja vagy leltári száma, mellette egy költséghelyre szűkítés adható meg vonalkóddal vagy közvetlen kiválasztással, ill. szobaszám előszűrés is beírható ezek mellett. Ha szerepel a megadottaknak megfelelő eszköz ezen a leltári íven, akkor a listában csak ez(ek) az eszköz(ök) fognak szerepelni.

Ha költséghely vonalkód lett csak megadva, akkor az azon a költséghelyen szereplő eszközök fognak megjelenni. Szobaszám esetén hasonló működés történik.

Ha egy eszköz vonalkódját visszük be ebbe a mezőbe a vonalkód olvasóval, akkor a szűrt listában csak ez az eszköz fog szerepelni, ahol megadható a leltározott mennyiség a mellékelt vezérlő vonalkódok segítségével. Majd egy újabb eszköz vonalkódjára kattintva megadható a kiválasztott mennyiség, és így tovább. Ha olyan vonalkódot adunk meg amely nem szerepel, akkor automatikusan fellelt eszközként fog szerepelni, ahol megadhatóak az adatai. Természetesen itt is lehetőség van a vonalkódos költséghely, és a vonalkódos leltározott mennyiség megadására.

Ha a leltározott mennyiség sorában eszköz vonalkódot kerül, akkor a vonalkódhoz tartozó eszköz jelenik meg, viszont ha nem szerepel a leltározásban akkor fellelt eszközként fog megjelenni.

Ha a leltározott mennyiség sorában költséghely vonalkód kerül, akkor fellelt eszközként fog megjelenni a megadott költséghelyen. Ha a fenti keresőmezőbe beállításra kerül egy költséghely vonalkód, akkor a mellékelt vezérlő vonalkódok segítségével lehetőség van a kiválasztott költséghely törlésére is. Valamint a mellékelt vezérlő vonalkódok között szerepel egy „mégse” vonalkód, amely arra szolgál, hogy fellelt eszköz esetén vissza lehessen lépni az eszközök listájához, amennyiben az a fellelt eszköz rögzítése mégsem kívánatos. Ezek speciális funkciók, melyek a vonalkódos leltározást segíti.

5.5.Fellelt eszköz felvétele

„Fellelt eszköz felvétele” felület a következőképpen alakul:

Adatok megadása után a „Mentés” gomb alkalmazásával a fellelt eszköz rögzíthető. Az alkalmazás a mentési folyamat során ellenőrzéseket végez. Hibás(vagy hiányzó) adatok megadása esetén hibaképernyő kerül megjelenítésre, amely a hiba jellegét megjeleníti, szöveges formában.

5.6.Fellelt eszköz törlése

A fellelt eszköz törlése kétlépcsős folyamatban végezhető el. Első lépésben a kívánt sort törlésre jelöljük a „Törlésre jelölés” gomb használatával.