*** Leltározás folyamata

Leltározás indítása

A folyamat a leltárindítással kezdődik, mely az 581-es menüpontban egy intézmény kiválasztása után tehető meg.

     Az intézmény kiválasztása után kötelező megadni a leltározás fordulónapját, valamint lehetőség van előszűrő feltételek beállítására (költséghely, kategória, főkönyv, eszköztípus), melyek által parciális leltározás is végezhető. A megadott feltételeknek a leltári íveknél lesz nagy szerepük, mert ezáltal leszűkítésre kerül a leltári ívekre kerülő eszközök köre. A leltári íveken később látható lesz, miként szűkíthetőek tovább az eszközkörök a leltározás elvégzése érdekében.

Ha minden beállításra került, az „Indítás” gombra kell kattintani, mely elindítja és rögzíti a leltározás tényét és körülményeit.

Leltározások lezárása

Ha elkészültek a leltározók a leltározással, vagyis készült egy vagy több leltári ív, azok ki lettek töltve, készült ellenőrző ív, akkor van lehetőség lezárni a leltározást ezen a felületen.

   Ha még nem lett kitöltve a leltár, vagy nincs leltári ív, vagy nem lettek mind kitöltve, vagy leellenőrizve, akkor nem lehet lezárni a leltározást.

Jellemzők beállítása( fejléc terület)

• Leltározás adatai – leltározás és leltári ív azonosító adatai, jellemzői

• Keresőpanel ki/be kapcsolása

• Autó 1db – vonalkód-olvasó működtetése esetén, ha beállított, akkor az olvasóeszköz által beolvasott vonalkódokkal azonosított sorokhoz – 1db-al – hozzárendeli a megtalált mennyiséget, mentést végez, majd visszatér az alapértelmezett leltári ív eszközlistája képernyőre.

• Zároltak(is) láthatóak, beállított esetben

• Vonalkód – kereső vonalkód alapján (is) keres

• Költséghely – kereső költséghely alapján (is) keres

• Hang – hangjelzés engedélyezése, nem kell folyamatosan figyelni az elektronikus leltározás közben a képernyőt, mivel a műveletek eredményéről hangjelzéssel is lehet tájékozódni.

• Leltári szám – kereső vonalkód alapján (is) keres

• Szobaszám – beállított esetben a felület bővül, csak a szobaszám alapján való keresést lehetővé tevő beviteli mezővel

• Oszlopok ki/be kapcsolása – oszlopok megjelenítésének szabályozása. Bekapcsolt esetben hivatkozott oszlop megjelenik lista képernyőn.

• Műveleti napló – a legutolsó néhány művelet eredményét mutatja, időrendi sorrendben

Eszköz adatok

Lista felület célja a leltárív sorainak megjelenítése, a megtalált eszköz mennyiségek rögzítésének lehetővé tétele. A táblázat lapozható, ill. meghatározható az egyszerre látható sorok száma.

Abban az esetben, ha mennyiségrögzítés történik (valamely mezőbe beírásra kerül pl.: 1), mindenképpen szükséges a felület alsó területén található „Mentés” gomb alkalmazása, az adatok elmentéséhez. Ellenkező esetben az adatok nem kerülnek be a rendszerbe. Természetesen nem szükséges minden egyes beírás után megnyomni a jelzett gombot, egy oldal kitöltésének végén is elég menteni.

Fontos megemlíteni, hogy a „Fellelt eszköz” nyomógomb alkalmazásával van lehetőség olyan eszköz tulajdonságainak rögzítésére a leltári ívre, amely nem szerepel a leltári íven, de a leltári ív feltételrendszerének megfelel.

Fellelt eszközök

A lista felület célja a fellelt eszközök megjelenítése, az érintett tételekkel való munkavégzés.

• Szerkeszt – a sor adata szerkeszthető, megnyomása által felnyílik módosításra.

• Törlésre jelölés – megjelöljük törlésre a fellelt eszközt, amely törlés később elvégezhető (lásd: „Fellelt eszköz törlése”).

Bevitel folyamat vonalkód-olvasó eszköz használatával

Az eszköztáblázat felett található bal oldali általános keresőmezőben megadható az eszköz vonalkódja vagy leltári száma, mellette egy költséghelyre szűkítés adható meg vonalkóddal vagy közvetlen kiválasztással, ill. szobaszám előszűrés is beírható ezek mellett. Ha szerepel a megadottaknak megfelelő eszköz ezen a leltári íven, akkor a listában csak ez(ek) az eszköz(ök) fognak szerepelni.

Ha költséghely vonalkód lett csak megadva, akkor az azon a költséghelyen szereplő eszközök fognak megjelenni. Szobaszám esetén hasonló működés történik.

Ha egy eszköz vonalkódját visszük be ebbe a mezőbe a vonalkód olvasóval, akkor a szűrt listában csak ez az eszköz fog szerepelni, ahol megadható a leltározott mennyiség a mellékelt vezérlő vonalkódok segítségével. Majd egy újabb eszköz vonalkódjára kattintva megadható a kiválasztott mennyiség, és így tovább. Ha olyan vonalkódot adunk meg amely nem szerepel, akkor automatikusan fellelt eszközként fog szerepelni, ahol megadhatóak az adatai. Természetesen itt is lehetőség van a vonalkódos költséghely, és a vonalkódos leltározott mennyiség megadására.

Ha a leltározott mennyiség sorában eszköz vonalkódot kerül, akkor a vonalkódhoz tartozó eszköz jelenik meg, viszont ha nem szerepel a leltározásban akkor fellelt eszközként fog megjelenni.

Ha a leltározott mennyiség sorában költséghely vonalkód kerül, akkor fellelt eszközként fog megjelenni a megadott költséghelyen. Ha a fenti keresőmezőbe beállításra kerül egy költséghely vonalkód, akkor a mellékelt vezérlő vonalkódok segítségével lehetőség van a kiválasztott költséghely törlésére is. Valamint a mellékelt vezérlő vonalkódok között szerepel egy „mégse” vonalkód, amely arra szolgál, hogy fellelt eszköz esetén vissza lehessen lépni az eszközök listájához, amennyiben az a fellelt eszköz rögzítése mégsem kívánatos. Ezek speciális funkciók, melyek a vonalkódos leltározást segíti.

Fellelt eszköz felvétele

„Fellelt eszköz felvétele” felület a következőképpen alakul:

Adatok megadása után a „Mentés” gomb alkalmazásával a fellelt eszköz rögzíthető. Az alkalmazás a mentési folyamat során ellenőrzéseket végez. Hibás(vagy hiányzó) adatok megadása esetén hibaképernyő kerül megjelenítésre, amely a hiba jellegét megjeleníti, szöveges formában.

Fellelt eszköz törlése

A fellelt eszköz törlése kétlépcsős folyamatban végezhető el. Első lépésben a kívánt sort törlésre jelöljük a „Törlésre jelölés” gomb használatával.

Következő lépésben az utolsó lap, utolsó pozíciójában, ez az eszköz véglegesen törölhető, a törlésre jelöltekkel egyetemben(az utolsó törlésre NEM megjelölt tételig – lásd következő kép).

1. Törlésre jelölés

2. Lapozó használata a következő lapra ugráshoz

3. Utolsó lap ellenőrzése - akkor vagyunk az utolsó lapon, ha a lapok száma, és az aktuális lap egyenlő

4. Törlés végrehajtása

Szűrőfeltételek megadása

A munkavégzés megkönnyítése érdekében, a „Szűrőfeltételek megadása” felületen az egyébként megjelenített vagy összesítésben figyelembe vett sorok adott feltételek megadásával szűkíthetőek. Az így előálló szűkebb eredménysorok az átláthatóságot növelhetik.

1. Kategória választó – kiválasztott kategóriákkal bővül a szűrő feltétel

2. Költséghely választó – kiválasztott költséghellyel bővül a szűrő feltétel

3. Leltár ív választó – kiválasztott leltárívekkel bővül a szűrő feltétel

4. Főkönyv választó – kiválasztott főkönyvvel bővül a szűrő feltétel

5. Szűrés gomb – érvényesíti a kiválasztott feltételeket

6. Szűrések törlése – törli a szűrőfeltételeket és annak hatásait

Leltár ellenőrző ív

A megjelenített sorok az eszközre jellemző oszlopokból állnak, majd a leltározás szemléletű adatok(darabszámok[nyilvántartott, leltározott], hiány/többlet[színmegjelöléssel] láthatóak.

1. Teljes leltári ív nyomtatása gomb

2. Szűrt leltári ív nyomtatása gomb

3. „Hiány/többlet” megjelenítés – piros színnel

4. „Egyenlőség” megjelenítés – zöld színnel

A sorokról nyomtatvány készíthető, ahol a

• (T)eljes leltár ellenőrző ív nyomtatása esetén az összes (tehát a beállított szűrőt nem veszi figyelembe)

• (S)zűrt leltár ellenőrző ív nyomtatása esetén, a beállított szűrővel előállított adatsorok kerülnek rá a nyomtatványra.

Leltár eltérés kimutatása

Ez a felület leltárívenként összesítő (pénzközpontú) kimutatást végez.

A sorokról nyomtatvány készíthető, ahol a

• Leltár (k)imutatás nyomtatása

• Leltár kimutatás (n)yomtatása eszközökkel

Szűrőfeltételek megadása

A munkavégzés megkönnyítése érdekében, a „Szűrőfeltételek megadása” felületen megadott feltételek mentén a megjelenített vagy összesített adatsorok szűkíthetőek. Az ezáltal előálló szűkített eredménysorok az átláthatóságot növelhetik.

Leltár ellenőrző ív

A megjelenített sorok az eszközre jellemző oszlopokból állnak, majd a leltározás vonatkozó adatai (darabszámok[nyilvántartott, leltározott], hiány/többlet[színmegjelöléssel] láthatóak.

A funkció célja, hogy a megtekintett adatok ismeretében egy felületen lehet az eltérést a szükséges mozgással helyesbíteni az állományon. Fontos kiemelni, hogy az összehasonlítás alapja itt az aktuális állomány és nem a leltárindító állomány, így a helyesbítések eredményeként csökkennek az eltérések ebben a menüpontban szemben az 584-es menüponttal. (Megj.: 3.012-es programverzió az „állományba vételt”, és a „kivezetést” támogatja csak, az egyébként még szükséges „átvezetést” későbbi verzió fogja támogatni.).

A felületen, az adott sorban megjelenő „Művelet” segítségével a kívánt állományi művelet elvégezhető. A „Művelet” jellege a hiány/többlet fajtájától függően a következő:

• Hiány esetében – kivezetést

• Többlet esetében – állományba vétel

A sorokról nyomtatvány készíthető, ahol a

• (T)eljes leltár ellenőrző ív nyomtatása esetén az összes (tehát a beállított szűrőt nem veszi figyelembe)

• (S)zűrt leltár ellenőrző ív nyomtatása esetén, a beállított szűrővel előállított adatsorok kerülnek rá a nyomtatványra.

Leltár eltérés kimutatása

Ez a felület a szűrőben megadott feltételeknek megfelelően, leltárívenként (pénzügyi szempont szerinti) összesítő kimutatást jelenít meg, ahol a nyilvántartott és a leltározott mennyiségek közötti eltérések (hiány/többlet) felösszesítve láthatóak.

A megjelenített táblázatról nyomtatás készíthető jelentés formájában az ábbiak szerint:

• Leltár (k)imutatás nyomtatása – csak statisztika

• Leltár kimutatás (n)yomtatása eszközökkel – tételes eltéréslista is nyomtatódik

Ahol a leltározott, és a nyilvántartott mennyiség megegyezik, azon sorok adatai NEM fognak szerepelni!

Intézmény választása

1. Intézmény megnevezése – választó terület

Sok helyen előfordul, hogy a kívánt funkció használatához „intézmény”-t kell választani. Ebben az esetben (jogosultságtól függő láthatósággal), egy az intézményeket felsoroló lista felület kerül megjelenítésre. A megnevezés oszlopon való kattintással az intézmény kiválasztásra kerül. A továbbiakban az adott intézményen belüli adatokkal dolgoznak a rendszerfunkciók. A szokásos, a kiválasztást segítő eszközök alkalmazhatóak (keresés, szűrés, rendezés, lapozás, stb).

Lista felület

Igen sok funkció vagy maga is listázás jellegű, vagy a funkciót megelőzően (esetleg közben) igényli a lista jellegű felületek használatát. A felület funkciójától függetlenül a következő lehetőségek állnak rendelkezésre általában (amelyek még a felület jellegétől függően bővülhetnek vagy korlátozottak is lehetnek)

• Keresés(szűrés) – ez esetben a cél, hogy feltételek megadásával az összes sorok számát csökkenthető legyen, csak a megadott feltételnek megfelelő sorok jelenjenek meg. Erre a szövegrészek megadása vagy „lenyíló”-ból való választás teremt lehetőséget. Szövegrészek megadása esetén lehetőség van metakarakterek használatára is. pl. Szám* az eszköz név mező esetében az összes „Szám”-mal kezdődő eszközt leválogatja. Több keresőkifejezést is megadhatunk, amelyek között logikai „és” kapcsolat van.

• Rendezés – az eredmények láthatóságának sorrendje szabályozható. Több oszlopon is beállítható rendezettség, amelyek lehetséges értékei „kisebbek elől”, ”nagyobbak elől” és nincs rendezés. A rendezettséget kis tömör háromszög jelképezi, amely a beállított sorrend irányítottságát is mutatja. A többszempontú rendezés szempontjai az oszlopsorrendnek megfelelően kerülnek figyelembe vételre.

• Lap funkciók – a több lapra elférő eredmény sorok esetén, a lapok kiválasztása lehetséges. „Következő”, „Előző” és lenyílóból a kívánt lap kiválasztható. Szabályozható továbbá az egy lapon megjelenő eredménysorok száma(alapból 10 db)

• Beállítások – lehetőség van a megjelenő oszlopok sorrendjét, megjelenését, alapértelmezett rendezettségét szabályozni, a beállítások megőrződnek a rendszerből történő kijelentkezés után is.

• Frissítés – lap újratöltése (keresőfeltételek változtatása után az új eredmény lekérése érdekében)

• Export – eredmények konvertálása kiválasztott formátumba. (Excel tábla, Word dokumentum,OpenOffice Calc, OpenOffice Writer, PDF, HTML, XML és CSV). A formája nyers, formázatlan, de további munkavégzésre kiválóan alkalmas.

1. Szűrő

2. Lapozó ( előző, következő lap beolvasása)

3. Frissítés

4. Export

5. Oszlop beállítások

6. Lapozó – oldal választó

7. Lapozó – oldalankénti sorok száma

Leltár sorszám esetében

A leltárakat egyedileg azonosító azonosítók a következő elvek alapján vannak generálva:

• Rendszer adja.

• Nem módosítható.

• Minden évben 1- ről indul.

Formátuma: ÉÉÉÉ - SORSZÁM, ahol a

• ÉÉÉÉ – generálás dátumának „év” része

• SORSZÁM – futósorszám. Értéke nem befolyásolható, bizonylat típusonként egyedi, folyamatosan és kihagyás nélkül növekvő, egész szám

Leltárív sorszáma

A leltáríveket egyedileg azonosító azonosítók a következő elvek alapján vannak generálva:

• Rendszer adja.

• Nem módosítható.

• Minden évben 1- ről indul.

Formátuma: ÉÉÉÉ - SORSZÁM, ahol a

• ÉÉÉÉ – generálás dátumának „év” része

• SORSZÁM – futósorszám. Értéke nem befolyásolható, bizonylat típusonként egyedi, folyamatosan és kihagyás nélkül növekvő, egész szám

Eszköz sorszáma leltáríven

A leltáríveket egyedileg azonosítók a következő elvek alapján vannak generálva:

• Rendszer adja.

• Nem módosítható.

• Minden leltárív esetében 1- ről indul.

• Fellelt eszközök esetében a számozás sor folytonos, ami annyit jelent, hogy a normál leltározandó tételek legutolsó számértékéből képzett azonosító kerül felhasználásra az első fellelt tétel esetében.

Nyomtatványok bizonylat száma

A rendszer generálja, konfigurációs bejegyzés és egyéb adatok alapján.

Formátuma: XXX/999999/ÉÉÉÉ/SORSZÁM ahol, a

• XXX – a bizonylattípushoz egyedileg (konfigurációban) beállított előtag

• 999999 – az intézmény azonosító első 6 karaktere

• ÉÉÉÉ – generálás dátumának „év” része

• SORSZÁM – futósorszám. Értéke nem befolyásolható, bizonylat típusonként egyedi, folyamatosan és kihagyás nélkül növekvő, egész szám

Megjegyezzük továbbá, hogy a „futósorszám” kiosztása a nyomtatvány állapotától(nyomtatott, vagy nem) független.